Como assinar um PDF eletronicamente, e se a assinatura tem validade jurídica

Alguém manda um contrato por e-mail e pede para você “assinar e devolver”. Você poderia imprimi-lo, assinar com caneta, digitalizar e mandar a digitalização por e-mail, ou poderia assinar o PDF eletronicamente em um minuto. A pergunta óbvia é se a versão eletrônica vale. Na maioria dos países e para a maioria dos documentos do dia a dia, vale. Mas há exceções reais, e as provas em torno de uma assinatura importam tanto quanto a própria assinatura. Este guia explica a lei em termos simples, a diferença entre assinaturas eletrônicas e digitais e como assinar um PDF de um jeito que você possa sustentar depois.

Estas são informações gerais, não aconselhamento jurídico. Se muita coisa depende de um documento específico, confira as regras que se aplicam a ele.

Assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais

Os dois termos costumam ser usados como se significassem a mesma coisa. Não significam.

Uma assinatura eletrônica é qualquer marca ou processo eletrônico que uma pessoa associa a um documento com a intenção de assiná-lo. Um nome digitado, a imagem de uma assinatura feita à mão, uma assinatura desenhada com o dedo e uma caixa de seleção “Eu concordo” podem ser assinaturas eletrônicas.

Uma assinatura digital baseada em certificado é um tipo técnico específico de assinatura eletrônica. Ela usa um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora, muitas vezes depois de uma verificação de identidade, e sela o documento por criptografia. Os leitores de PDF conseguem verificá-la e mostram uma mensagem como “assinado, e todas as assinaturas são válidas”. Se o documento for alterado depois, o leitor mostra que a assinatura não é mais válida.

A maioria das assinaturas do dia a dia usa o primeiro tipo. O segundo é necessário quando uma lei, um órgão regulador ou a outra parte o exige especificamente.

O que a lei diz, em resumo

Estados Unidos. A lei federal ESIGN e a Lei Uniforme de Transações Eletrônicas (UETA), adotada por quase todos os estados, dizem que não se pode negar efeito jurídico a uma assinatura só porque ela é eletrônica.
União Europeia. O Regulamento eIDAS reconhece três níveis: assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada. Uma assinatura eletrônica simples não pode ser rejeitada como prova só por ser eletrônica. Só a assinatura eletrônica qualificada, feita com um certificado qualificado, tem automaticamente o mesmo efeito jurídico de uma assinatura de próprio punho em toda a UE.
Reino Unido. As assinaturas eletrônicas são aceitas para a maioria dos documentos. A Comissão de Direito da Inglaterra e do País de Gales confirmou em 2019 que uma assinatura eletrônica pode assinar validamente um documento quando a pessoa tem a intenção de autenticá-lo, embora as escrituras tenham regras adicionais sobre testemunhas.
Outros lugares. Muitos países têm leis parecidas, muitas vezes baseadas nos mesmos princípios, mas os detalhes e as exceções variam.

O que faz uma assinatura eletrônica se sustentar

Ter validade jurídica em princípio não é o mesmo que ser fácil de provar. Se uma assinatura for contestada, as perguntas costumam ser estas:

Intenção. A pessoa quis assinar, e não, por exemplo, só passar por uma tela com um clique?
Consentimento para assinar eletronicamente. Nos Estados Unidos, em especial, as partes precisam ter concordado em realizar negócios por meio eletrônico.
Autoria. A assinatura pode ser ligada à pessoa? Um nome digitado prova pouco sobre quem o digitou, então as provas em volta importam: o e-mail de onde veio, a conversa anterior e a forma como o documento foi devolvido.
Integridade. O documento é o mesmo que foi assinado, ou foi alterado desde então?
Registros. Todos os envolvidos conseguem guardar e apresentar uma cópia fiel do que foi assinado?

Documentos que costumam exigir mais

Alguns documentos não podem ser assinados com uma assinatura eletrônica simples, ou exigem uma testemunha, um tabelião ou uma assinatura qualificada. Pela lei ESIGN, por exemplo, as exceções incluem testamentos, codicilos e fideicomissos testamentários; adoção, divórcio e outras questões de direito de família; ordens judiciais e documentos oficiais de tribunais; avisos de corte de serviços públicos, como água e luz; avisos de execução de hipoteca ou de despejo de uma residência principal; cancelamento de seguro de saúde ou de vida; avisos de recall de produtos; e documentos que precisam acompanhar materiais perigosos.

Transferências de imóveis muitas vezes passam por um cartório, e muitos países têm regras próprias para documentos entregues a órgãos públicos. A outra parte também pode simplesmente exigir um método específico: um banco ou um órgão pode aceitar só o próprio sistema de assinatura ou uma assinatura de próprio punho. Na dúvida, pergunte a quem vai receber o documento o que essa pessoa aceita.

Como assinar um PDF com o Assinar PDF

Nossa ferramenta Assinar PDF roda no seu navegador. Seu PDF, sua assinatura e a página de registro opcional descrita abaixo não são enviados. Veja como funciona:

Abra o PDF. As páginas mantêm o tamanho original, e o texto delas continua selecionável.
Digite seu nome para montar uma assinatura digitada e escolha um estilo de letra cursiva e uma cor de tinta.
Arraste a assinatura para a página. Você também pode adicionar uma data, no formato que escolher, e uma imagem, como um carimbo da empresa. Um PNG com fundo transparente continua transparente.
Marque a caixa que diz “Tenho a intenção de assinar este documento eletronicamente e concordo em realizar negócios por meio eletrônico.” O download fica desativado até você marcá-la.
Escolha se quer anexar uma página de Registro de assinatura e depois baixe o PDF assinado.

O Registro de assinatura é uma página final extra que registra a assinatura: uma referência do documento, o nome, o tamanho e o número de páginas do arquivo, a hora da assinatura, o que foi posicionado em qual página, o texto do consentimento e quando você concordou com ele, e duas impressões digitais SHA-256. Uma impressão digital se refere ao arquivo original como você o abriu. A outra se refere ao PDF assinado como foi gerado, antes de a página de registro ser anexada.

Uma impressão digital é um resumo de tamanho fixo dos bytes de um arquivo: mude um único byte, e a impressão digital muda completamente. Qualquer pessoa com o arquivo original pode conferi-la com o registro. No Windows, o comando certutil -hashfile contrato.pdf SHA256 mostra a impressão digital de um arquivo, e em um Mac ou no Linux shasum -a 256 contrato.pdf faz o mesmo. Uma impressão digital igual mostra que o arquivo é o descrito. Uma diferente mostra que ele foi alterado. As impressões digitais revelam alterações; não as impedem.

O Assinar PDF não cria uma assinatura digital baseada em certificado, não verifica quem você é e não registra seu endereço IP nem seu endereço de e-mail. Também não guardamos nenhuma cópia do documento assinado, então não podemos fornecer uma depois como prova. Os seus próprios registros são a prova.

Hábitos que deixam uma assinatura mais confiável

Envie o PDF assinado do seu próprio endereço de e-mail, em resposta à mensagem que o pediu, e guarde essa conversa. Ela liga a assinatura a você.
Guarde o original sem assinatura, além da cópia assinada, para que a impressão digital do original possa ser conferida com ele.
Não edite o PDF depois de assinar. Se os termos mudarem, assine uma nova versão.
Assine só em seu próprio nome, ou com autorização clara da pessoa ou da empresa por quem você assina.
Saiba para que serve a ferramenta. O Assinar PDF serve para você mesmo assinar um documento. Ele não envia documentos para outras pessoas assinarem nem recolhe as assinaturas delas, então cada parte assina a própria cópia e a devolve.

Conclusão

Uma assinatura eletrônica em um PDF tem validade jurídica para a maioria dos documentos do dia a dia nos Estados Unidos, na União Europeia, no Reino Unido e em muitos outros lugares. O que a torna confiável são as provas em volta dela: uma intenção clara de assinar, a concordância em assinar eletronicamente, uma ligação com a pessoa e um registro que mostra que o documento não mudou. Para testamentos, documentos judiciais, imóveis e qualquer coisa que exija testemunha, tabelião ou assinatura qualificada, use o método que a lei exige.

Precisa assinar um documento? Experimente o Assinar PDF.

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