Πώς να υπογράψετε ηλεκτρονικά ένα PDF και αν η υπογραφή είναι νομικά δεσμευτική

Κάποιος σας στέλνει με email μια σύμβαση και σας ζητά να την «υπογράψετε και να την επιστρέψετε». Θα μπορούσατε να την εκτυπώσετε, να την υπογράψετε με στυλό, να τη σαρώσετε και να στείλετε τη σάρωση με email, ή θα μπορούσατε να υπογράψετε το PDF ηλεκτρονικά σε ένα λεπτό. Το προφανές ερώτημα είναι αν η ηλεκτρονική εκδοχή μετράει. Στις περισσότερες χώρες και για τα περισσότερα καθημερινά έγγραφα, μετράει. Υπάρχουν όμως πραγματικές εξαιρέσεις, και τα αποδεικτικά στοιχεία γύρω από μια υπογραφή έχουν την ίδια σημασία με την ίδια την υπογραφή. Αυτός ο οδηγός εξηγεί με απλά λόγια τι λέει ο νόμος, τη διαφορά ανάμεσα στις ηλεκτρονικές και τις ψηφιακές υπογραφές και πώς να υπογράψετε ένα PDF με τρόπο που να μπορείτε να υποστηρίξετε αργότερα.

Πρόκειται για γενικές πληροφορίες, όχι για νομική συμβουλή. Αν από ένα συγκεκριμένο έγγραφο εξαρτώνται πολλά, ελέγξτε τους κανόνες που ισχύουν γι’ αυτό.

Ηλεκτρονικές υπογραφές και ψηφιακές υπογραφές

Οι δύο όροι χρησιμοποιούνται συχνά σαν να σήμαιναν το ίδιο πράγμα. Δεν σημαίνουν το ίδιο.

Ηλεκτρονική υπογραφή είναι οποιοδήποτε ηλεκτρονικό σήμα ή οποιαδήποτε διαδικασία επισυνάπτει ένα πρόσωπο σε ένα έγγραφο με την πρόθεση να το υπογράψει. Ένα πληκτρολογημένο όνομα, μια εικόνα μιας ιδιόχειρης υπογραφής, μια υπογραφή σχεδιασμένη με το δάχτυλο και ένα πλαίσιο επιλογής «Συμφωνώ» μπορούν όλα να είναι ηλεκτρονικές υπογραφές.

Η ψηφιακή υπογραφή βασισμένη σε πιστοποιητικό είναι ένα συγκεκριμένο τεχνικό είδος ηλεκτρονικής υπογραφής. Χρησιμοποιεί ψηφιακό πιστοποιητικό που εκδίδεται από αρχή πιστοποίησης, συχνά μετά από έλεγχο ταυτότητας, και σφραγίζει κρυπτογραφικά το έγγραφο. Τα προγράμματα ανάγνωσης PDF μπορούν να την επαληθεύσουν και εμφανίζουν ένα μήνυμα όπως «υπογράφηκε και όλες οι υπογραφές είναι έγκυρες». Αν το έγγραφο αλλάξει μετά, το πρόγραμμα ανάγνωσης δείχνει ότι η υπογραφή δεν είναι πλέον έγκυρη.

Οι περισσότερες καθημερινές υπογραφές είναι του πρώτου είδους. Το δεύτερο χρειάζεται όπου το ζητά ρητά ένας νόμος, μια ρυθμιστική αρχή ή το άλλο μέρος.

Τι λέει ο νόμος, εν συντομία

• Ηνωμένες Πολιτείες. Ο ομοσπονδιακός νόμος ESIGN και ο Ενιαίος Νόμος για τις Ηλεκτρονικές Συναλλαγές (UETA), που έχει υιοθετηθεί από σχεδόν όλες τις πολιτείες, ορίζουν ότι δεν μπορεί να αρνηθεί κανείς σε μια υπογραφή έννομα αποτελέσματα μόνο επειδή είναι ηλεκτρονική.
• Ευρωπαϊκή Ένωση. Ο Κανονισμός eIDAS αναγνωρίζει τρία επίπεδα: απλή, προηγμένη και εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή. Μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή δεν μπορεί να απορριφθεί ως αποδεικτικό στοιχείο μόνο επειδή είναι ηλεκτρονική. Μόνο η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή, που δημιουργείται με εγκεκριμένο πιστοποιητικό, έχει αυτόματα σε όλη την ΕΕ τα ίδια έννομα αποτελέσματα με μια ιδιόχειρη υπογραφή.
• Ηνωμένο Βασίλειο. Οι ηλεκτρονικές υπογραφές γίνονται δεκτές για τα περισσότερα έγγραφα. Η Επιτροπή Νομικών Μεταρρυθμίσεων της Αγγλίας και της Ουαλίας επιβεβαίωσε το 2019 ότι μια ηλεκτρονική υπογραφή μπορεί να υπογράψει έγκυρα ένα έγγραφο όταν το πρόσωπο σκοπεύει να το επικυρώσει, αν και για τις συμβολαιογραφικές πράξεις υπάρχουν πρόσθετοι κανόνες για τους μάρτυρες.
• Αλλού. Πολλές χώρες έχουν παρόμοιους νόμους, συχνά βασισμένους στις ίδιες αρχές, αλλά οι λεπτομέρειες και οι εξαιρέσεις διαφέρουν.

Τι κάνει μια ηλεκτρονική υπογραφή να αντέχει

Το να είναι μια υπογραφή νομικά έγκυρη κατ’ αρχήν δεν είναι το ίδιο με το να αποδεικνύεται εύκολα. Αν μια υπογραφή αμφισβητηθεί ποτέ, τα ερωτήματα είναι συνήθως τα εξής:

• Πρόθεση. Ήθελε πράγματι το πρόσωπο να υπογράψει ή, ας πούμε, απλώς πάτησε κάτι για να προχωρήσει;
• Συγκατάθεση για ηλεκτρονική υπογραφή. Ειδικά στις Ηνωμένες Πολιτείες, τα μέρη πρέπει να έχουν συμφωνήσει να συναλλάσσονται ηλεκτρονικά.
• Απόδοση. Μπορεί η υπογραφή να συνδεθεί με το πρόσωπο; Ένα πληκτρολογημένο όνομα αποδεικνύει λίγα για το ποιος το πληκτρολόγησε, οπότε μετράνε τα στοιχεία γύρω του: το email από το οποίο ήρθε, η προηγούμενη συνομιλία και ο τρόπος με τον οποίο επιστράφηκε.
• Ακεραιότητα. Είναι το έγγραφο το ίδιο με εκείνο που υπογράφηκε ή έχει αλλάξει από τότε;
• Αρχεία. Μπορούν όλοι οι εμπλεκόμενοι να κρατήσουν και να προσκομίσουν ένα ακριβές αντίγραφο αυτού που υπογράφηκε;

Έγγραφα που συνήθως χρειάζονται κάτι περισσότερο

Ορισμένα έγγραφα δεν μπορούν να υπογραφούν με απλή ηλεκτρονική υπογραφή ή χρειάζονται μάρτυρα, συμβολαιογράφο ή εγκεκριμένη υπογραφή. Σύμφωνα με τον νόμο ESIGN, για παράδειγμα, οι εξαιρέσεις περιλαμβάνουν διαθήκες, κωδίκελλους και καταπιστεύματα αιτία θανάτου· υιοθεσίες, διαζύγια και άλλες υποθέσεις οικογενειακού δικαίου· δικαστικές αποφάσεις και επίσημα δικαστικά έγγραφα· ειδοποιήσεις διακοπής παροχής υπηρεσιών κοινής ωφέλειας· ειδοποιήσεις κατάσχεσης ή έξωσης από κύρια κατοικία· ακύρωση ασφάλισης υγείας ή ζωής· ειδοποιήσεις ανάκλησης προϊόντων· και έγγραφα που πρέπει να συνοδεύουν επικίνδυνα υλικά.

Οι μεταβιβάσεις ακινήτων συχνά γίνονται μέσω συμβολαιογράφου, και πολλές χώρες έχουν δικούς τους κανόνες για έγγραφα που κατατίθενται σε δημόσιους φορείς. Το άλλο μέρος μπορεί επίσης απλώς να απαιτεί συγκεκριμένη μέθοδο: μια τράπεζα ή μια αρχή μπορεί να δέχεται μόνο το δικό της σύστημα υπογραφής ή μια ιδιόχειρη υπογραφή με μελάνι. Αν έχετε αμφιβολίες, ρωτήστε όποιον θα παραλάβει το έγγραφο τι δέχεται.

Υπογραφή PDF με την «Υπογραφή PDF»

Το εργαλείο μας Υπογραφή PDF λειτουργεί στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Το PDF σας, η υπογραφή σας και η προαιρετική σελίδα καταγραφής που περιγράφεται παρακάτω δεν ανεβαίνουν πουθενά. Δείτε πώς λειτουργεί:

• Ανοίξτε το PDF. Οι σελίδες κρατούν το αρχικό τους μέγεθος και το κείμενό τους μένει επιλέξιμο.
• Πληκτρολογήστε το όνομά σας για να δημιουργήσετε μια πληκτρολογημένη υπογραφή και επιλέξτε στυλ γραφής και χρώμα μελανιού.
• Σύρετε την υπογραφή στη σελίδα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ημερομηνία, στη μορφή που επιλέγετε, και μια εικόνα όπως μια εταιρική σφραγίδα. Ένα PNG με διαφανές φόντο παραμένει διαφανές.
• Επιλέξτε το πλαίσιο που λέει «Σκοπεύω να υπογράψω ηλεκτρονικά αυτό το έγγραφο και συμφωνώ να συναλλάσσομαι ηλεκτρονικά.» Η λήψη μένει απενεργοποιημένη μέχρι να το κάνετε.
• Επιλέξτε αν θα επισυνάψετε σελίδα «Αποδεικτικό υπογραφής» και κατεβάστε το υπογεγραμμένο PDF.

Το «Αποδεικτικό υπογραφής» είναι μια επιπλέον τελευταία σελίδα που καταγράφει την υπογραφή: έναν κωδικό αναφοράς του εγγράφου, το όνομα, το μέγεθος και τον αριθμό σελίδων του αρχείου, την ώρα της υπογραφής, τι τοποθετήθηκε σε ποια σελίδα, τη διατύπωση συγκατάθεσης και πότε τη δεχτήκατε, καθώς και δύο αποτυπώματα SHA-256. Το ένα αποτύπωμα αφορά το αρχικό αρχείο όπως το ανοίξατε. Το άλλο αφορά το υπογεγραμμένο PDF όπως δημιουργήθηκε, πριν επισυναφθεί η σελίδα του αποδεικτικού.

Το αποτύπωμα είναι μια σύνοψη σταθερού μήκους των byte ενός αρχείου: αν αλλάξει ένα byte, το αποτύπωμα αλλάζει εντελώς. Όποιος έχει το αρχικό αρχείο μπορεί να το συγκρίνει με το αποδεικτικό. Στα Windows, η εντολή certutil -hashfile contract.pdf SHA256 εμφανίζει το αποτύπωμα ενός αρχείου, και σε Mac ή Linux η shasum -a 256 contract.pdf κάνει το ίδιο. Ένα αποτύπωμα που ταιριάζει δείχνει ότι το αρχείο είναι αυτό που περιγράφεται. Ένα διαφορετικό δείχνει ότι έχει αλλάξει. Τα αποτυπώματα αποκαλύπτουν τις αλλαγές· δεν τις εμποδίζουν.

Η «Υπογραφή PDF» δεν δημιουργεί ψηφιακή υπογραφή βασισμένη σε πιστοποιητικό, δεν επαληθεύει ποιος είστε και δεν καταγράφει τη διεύθυνση IP ή τη διεύθυνση email σας. Επίσης δεν κρατάμε αντίγραφο του υπογεγραμμένου εγγράφου, οπότε δεν μπορούμε να σας δώσουμε κάποιο αργότερα ως αποδεικτικό στοιχείο. Τα δικά σας αρχεία είναι τα αποδεικτικά στοιχεία.

Συνήθειες που κάνουν μια υπογραφή πιο αξιόπιστη

• Στείλτε το υπογεγραμμένο PDF από τη δική σας διεύθυνση email, ως απάντηση στο μήνυμα που το ζήτησε, και κρατήστε αυτή τη συνομιλία. Συνδέει την υπογραφή με εσάς.
• Κρατήστε το ανυπόγραφο πρωτότυπο μαζί με το υπογεγραμμένο αντίγραφο, ώστε να μπορεί να ελεγχθεί σε σχέση με αυτό το αποτύπωμα του αρχικού αρχείου.
• Μην επεξεργάζεστε το PDF μετά την υπογραφή. Αν αλλάξουν οι όροι, υπογράψτε μια νέα εκδοχή.
• Υπογράφετε μόνο στο δικό σας όνομα ή με σαφή εξουσιοδότηση του προσώπου ή της εταιρείας για λογαριασμό των οποίων υπογράφετε.
• Ξέρετε για τι είναι το εργαλείο. Η «Υπογραφή PDF» υπογράφει ένα έγγραφο από εσάς τους ίδιους. Δεν στέλνει έγγραφα σε άλλους για υπογραφή ούτε συλλέγει τις υπογραφές τους, οπότε κάθε μέρος υπογράφει το δικό του αντίγραφο και το στέλνει πίσω.

Συμπέρασμα

Μια ηλεκτρονική υπογραφή σε ένα PDF είναι νομικά έγκυρη για τα περισσότερα καθημερινά έγγραφα στις Ηνωμένες Πολιτείες, στην Ευρωπαϊκή Ένωση, στο Ηνωμένο Βασίλειο και σε πολλά άλλα μέρη. Αυτό που την κάνει αξιόπιστη είναι τα στοιχεία γύρω της: μια σαφής πρόθεση υπογραφής, η συμφωνία για ηλεκτρονική υπογραφή, η σύνδεση με το πρόσωπο και μια καταγραφή που δείχνει ότι το έγγραφο δεν έχει αλλάξει. Για διαθήκες, δικαστικά έγγραφα, ακίνητα και οτιδήποτε απαιτεί μάρτυρα, συμβολαιογράφο ή εγκεκριμένη υπογραφή, χρησιμοποιήστε τη μέθοδο που απαιτεί ο νόμος.

Χρειάζεται να υπογράψετε ένα έγγραφο; Δοκιμάστε την Υπογραφή PDF.

← Επιστροφή στο blog