PDF पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कैसे करें, और क्या यह कानूनी रूप से बाध्यकारी है

कोई आपको एक अनुबंध ईमेल करता है और कहता है "इस पर हस्ताक्षर करके वापस भेज दें"। आप उसे प्रिंट करके पेन से हस्ताक्षर कर सकते हैं, स्कैन करके स्कैन ईमेल कर सकते हैं, या एक मिनट में PDF पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कर सकते हैं। ज़ाहिर सवाल यह है कि क्या इलेक्ट्रॉनिक रूप मान्य है। ज़्यादातर देशों में और ज़्यादातर रोज़मर्रा के दस्तावेज़ों के लिए, हाँ, मान्य है। लेकिन इसके कुछ असली अपवाद हैं, और हस्ताक्षर के आसपास के सबूत उतने ही मायने रखते हैं जितना खुद हस्ताक्षर। यह गाइड आसान शब्दों में कानून, इलेक्ट्रॉनिक और डिजिटल हस्ताक्षर का फ़र्क, और PDF पर इस तरह हस्ताक्षर करने का तरीका समझाती है कि आप बाद में उस पर कायम रह सकें।

यह सामान्य जानकारी है, कानूनी सलाह नहीं। अगर किसी खास दस्तावेज़ पर बहुत कुछ टिका है, तो उस पर लागू नियम जाँच लें।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और डिजिटल हस्ताक्षर

इन दोनों शब्दों का अक्सर ऐसे उपयोग होता है जैसे इनका मतलब एक ही हो। ऐसा नहीं है।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कोई भी इलेक्ट्रॉनिक निशान या प्रक्रिया है जिसे कोई व्यक्ति हस्ताक्षर करने के इरादे से किसी दस्तावेज़ से जोड़ता है। टाइप किया हुआ नाम, हाथ से किए हस्ताक्षर की इमेज, उँगली से बनाया गया हस्ताक्षर, और "मैं सहमत हूँ" वाला चेकबॉक्स, ये सभी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर हो सकते हैं।

प्रमाणपत्र-आधारित डिजिटल हस्ताक्षर एक खास तकनीकी तरह का इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर है। यह किसी प्रमाणन प्राधिकरण द्वारा, अक्सर पहचान की जाँच के बाद, जारी किए गए डिजिटल प्रमाणपत्र का उपयोग करता है, और दस्तावेज़ को क्रिप्टोग्राफ़िक रूप से सील करता है। PDF रीडर इसका सत्यापन कर सकते हैं और "हस्ताक्षरित है और सभी हस्ताक्षर मान्य हैं" जैसा संदेश दिखाते हैं। अगर बाद में दस्तावेज़ बदला जाता है, तो रीडर दिखाता है कि हस्ताक्षर अब मान्य नहीं है।

ज़्यादातर रोज़मर्रा के हस्ताक्षर पहली तरह के होते हैं। दूसरी तरह की ज़रूरत वहाँ होती है जहाँ कोई कानून, नियामक या दूसरा पक्ष खास तौर पर इसकी माँग करता है।

कानून क्या कहता है, संक्षेप में

संयुक्त राज्य अमेरिका। संघीय ESIGN अधिनियम और लगभग हर राज्य में अपनाया गया यूनिफ़ॉर्म इलेक्ट्रॉनिक ट्रांज़ैक्शंस एक्ट (UETA) कहते हैं कि किसी हस्ताक्षर को सिर्फ़ इसलिए कानूनी प्रभाव से वंचित नहीं किया जा सकता कि वह इलेक्ट्रॉनिक है।
यूरोपीय संघ। eIDAS विनियमन तीन स्तरों को मान्यता देता है: सामान्य, उन्नत और योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर। सामान्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को सिर्फ़ इलेक्ट्रॉनिक होने की वजह से सबूत के रूप में अस्वीकार नहीं किया जा सकता। सिर्फ़ योग्य प्रमाणपत्र से बना योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर ही पूरे यूरोपीय संघ में अपने-आप हाथ से किए हस्ताक्षर जैसा कानूनी प्रभाव रखता है।
यूनाइटेड किंगडम। ज़्यादातर दस्तावेज़ों के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर स्वीकार किए जाते हैं। लॉ कमीशन ने 2019 में पुष्टि की कि जहाँ व्यक्ति का इरादा दस्तावेज़ को प्रमाणित करने का हो, वहाँ इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर से दस्तावेज़ पर वैध रूप से हस्ताक्षर हो सकते हैं, हालाँकि डीड (विलेख) के लिए गवाहों के बारे में अतिरिक्त नियम हैं।
दूसरी जगहें। कई देशों में इसी तरह के कानून हैं, जो अक्सर इन्हीं सिद्धांतों पर आधारित होते हैं, लेकिन उनके ब्योरे और अपवाद अलग होते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को टिकाऊ क्या बनाता है

सिद्धांत रूप में कानूनी रूप से मान्य होना और आसानी से साबित किया जा सकना एक बात नहीं है। अगर कभी किसी हस्ताक्षर पर विवाद होता है, तो सवाल आम तौर पर ये होते हैं:

इरादा। क्या व्यक्ति हस्ताक्षर करना चाहता था, न कि, मान लीजिए, सिर्फ़ किसी स्क्रीन को आगे बढ़ाने के लिए क्लिक कर रहा था?
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की सहमति। खास तौर पर संयुक्त राज्य अमेरिका में, पक्षों का इलेक्ट्रॉनिक रूप से कारोबार करने पर सहमत होना ज़रूरी है।
संबद्धता। क्या हस्ताक्षर को व्यक्ति से जोड़ा जा सकता है? टाइप किया हुआ नाम इस बारे में बहुत कम साबित करता है कि उसे किसने टाइप किया, इसलिए आसपास के सबूत मायने रखते हैं: वह किस ईमेल से आया, उससे पहले की बातचीत, और उसे किस तरह वापस भेजा गया।
अखंडता। क्या दस्तावेज़ वही है जिस पर हस्ताक्षर हुए थे, या उसके बाद से वह बदला गया है?
रिकॉर्ड। क्या सभी संबंधित लोग, जिस पर हस्ताक्षर हुए उसकी सटीक कॉपी रख और पेश कर सकते हैं?

वे दस्तावेज़ जिनके लिए आम तौर पर इससे ज़्यादा चाहिए

कुछ दस्तावेज़ों पर सामान्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर नहीं किए जा सकते, या उनके लिए गवाह, नोटरी या योग्य हस्ताक्षर चाहिए। उदाहरण के लिए, ESIGN के तहत अपवादों में शामिल हैं: वसीयत, वसीयत के परिशिष्ट (कोडिसिल) और वसीयती ट्रस्ट; गोद लेना, तलाक और पारिवारिक कानून के दूसरे मामले; अदालती आदेश और आधिकारिक अदालती दस्तावेज़; बिजली-पानी जैसी सेवाएँ काटे जाने की सूचनाएँ; मुख्य निवास पर फ़ोरक्लोज़र या बेदखली की सूचनाएँ; स्वास्थ्य या जीवन बीमा रद्द करना; उत्पाद वापस मँगाने (रिकॉल) की सूचनाएँ; और ऐसे दस्तावेज़ जिन्हें खतरनाक सामग्री के साथ भेजना ज़रूरी है।

संपत्ति का हस्तांतरण अक्सर नोटरी के ज़रिए होता है, और कई देशों में सरकारी संस्थाओं के पास दाखिल किए जाने वाले दस्तावेज़ों के लिए अपने नियम हैं। दूसरा पक्ष भी सीधे किसी खास तरीके की माँग कर सकता है: कोई बैंक या प्राधिकरण सिर्फ़ अपनी हस्ताक्षर प्रणाली या स्याही से किया गया हस्ताक्षर स्वीकार कर सकता है। संदेह हो, तो दस्तावेज़ पाने वाले व्यक्ति से पूछ लें कि वे क्या स्वीकार करते हैं।

PDF हस्ताक्षर से PDF पर हस्ताक्षर करना

हमारा PDF हस्ताक्षर टूल आपके ब्राउज़र में चलता है। आपकी PDF, आपका हस्ताक्षर और नीचे बताया गया वैकल्पिक रिकॉर्ड पेज अपलोड नहीं होते। यह इस तरह काम करता है:

PDF खोलें। पेजों का मूल आकार बना रहता है और उनका टेक्स्ट चुना जा सकता है।
टाइप किया हुआ हस्ताक्षर बनाने के लिए अपना नाम टाइप करें, और लिखावट की कोई शैली और स्याही का रंग चुनें।
हस्ताक्षर को खींचकर पेज पर रखें। आप अपने चुने फ़ॉर्मैट में तारीख, और कंपनी की मुहर जैसी इमेज भी जोड़ सकते हैं। पारदर्शी बैकग्राउंड वाली PNG पारदर्शी ही रहती है।
उस बॉक्स पर टिक करें जिसमें लिखा है "मेरा इरादा इस दस्तावेज़ पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षर करने का है, और मैं इलेक्ट्रॉनिक रूप से कारोबार करने के लिए सहमत हूँ।" जब तक आप ऐसा नहीं करते, डाउनलोड बंद रहता है।
चुनें कि हस्ताक्षर प्रमाणपत्र पेज जोड़ना है या नहीं, फिर हस्ताक्षरित PDF डाउनलोड करें।

हस्ताक्षर प्रमाणपत्र एक अतिरिक्त आखिरी पेज है जो हस्ताक्षर का रिकॉर्ड रखता है: दस्तावेज़ संदर्भ, फ़ाइल का नाम, आकार और पेजों की संख्या, हस्ताक्षर का समय, किस पेज पर क्या लगाया गया, सहमति का कथन और आपने कब सहमति दी, और दो SHA-256 फ़िंगरप्रिंट। एक फ़िंगरप्रिंट मूल फ़ाइल को वैसे कवर करता है जैसी आपने उसे खोला था। दूसरा हस्ताक्षरित PDF को वैसे कवर करता है जैसी वह बनी थी, प्रमाणपत्र पेज जुड़ने से पहले।

फ़िंगरप्रिंट किसी फ़ाइल के बाइट का तय लंबाई वाला सार होता है: एक बाइट बदलें, और फ़िंगरप्रिंट पूरी तरह बदल जाता है। मूल फ़ाइल रखने वाला कोई भी व्यक्ति उसे प्रमाणपत्र से मिला सकता है। Windows पर certutil -hashfile contract.pdf SHA256 कमांड किसी फ़ाइल का फ़िंगरप्रिंट दिखाती है, और Mac या Linux पर shasum -a 256 contract.pdf यही काम करती है। मेल खाता फ़िंगरप्रिंट दिखाता है कि फ़ाइल वही है जिसका वर्णन है। अलग फ़िंगरप्रिंट दिखाता है कि उसे बदला गया है। फ़िंगरप्रिंट बदलावों को उजागर करते हैं; उन्हें रोकते नहीं।

PDF हस्ताक्षर प्रमाणपत्र-आधारित डिजिटल हस्ताक्षर नहीं बनाता, यह आपकी पहचान का सत्यापन नहीं करता, और यह आपका IP पता या ईमेल पता दर्ज नहीं करता। हम हस्ताक्षरित दस्तावेज़ की कोई कॉपी भी नहीं रखते, इसलिए हम बाद में सबूत के तौर पर कोई कॉपी नहीं दे सकते। आपके अपने रिकॉर्ड ही सबूत हैं।

वे आदतें जो हस्ताक्षर को ज़्यादा भरोसेमंद बनाती हैं

हस्ताक्षरित PDF अपने ईमेल पते से भेजें, उसी संदेश के जवाब में जिसमें इसे माँगा गया था, और वह थ्रेड संभालकर रखें। यह हस्ताक्षर को आपसे जोड़ता है।
बिना हस्ताक्षर वाली मूल फ़ाइल भी रखें, हस्ताक्षरित कॉपी के साथ, ताकि मूल फ़िंगरप्रिंट को उससे मिलाया जा सके।
हस्ताक्षर के बाद PDF में बदलाव न करें। अगर शर्तें बदलती हैं, तो नए संस्करण पर हस्ताक्षर करें।
सिर्फ़ अपने नाम से हस्ताक्षर करें, या उस व्यक्ति या कंपनी के स्पष्ट अधिकार से जिसकी ओर से आप हस्ताक्षर करते हैं।
जानें कि टूल किस काम का है। PDF हस्ताक्षर से आप खुद किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते हैं। यह दस्तावेज़ों को हस्ताक्षर के लिए दूसरे लोगों को नहीं भेजता या उनके हस्ताक्षर इकट्ठा नहीं करता, इसलिए हर पक्ष अपनी कॉपी पर हस्ताक्षर करके उसे वापस भेजता है।

निष्कर्ष

संयुक्त राज्य अमेरिका, यूरोपीय संघ, यूनाइटेड किंगडम और कई दूसरी जगहों पर ज़्यादातर रोज़मर्रा के दस्तावेज़ों के लिए PDF पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी रूप से मान्य है। इसे भरोसेमंद बनाते हैं इसके आसपास के सबूत: हस्ताक्षर करने का साफ़ इरादा, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर सहमति, व्यक्ति से जुड़ाव, और ऐसा रिकॉर्ड जो दिखाए कि दस्तावेज़ नहीं बदला है। वसीयत, अदालती दस्तावेज़, संपत्ति और किसी भी ऐसी चीज़ के लिए जिसमें गवाह, नोटरी या योग्य हस्ताक्षर ज़रूरी है, वही तरीका अपनाएँ जो कानून माँगता है।

किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने हैं? PDF हस्ताक्षर आज़माएँ।

← ब्लॉग पर वापस जाएँ