如何以电子方式签署 PDF，以及它是否具有法律效力

有人通过电子邮件给您发来一份合同，请您“签好后发回来”。您可以把它打印出来，用笔签字，扫描后再把扫描件发回去；也可以花一分钟以电子方式签署这个 PDF。显而易见的问题是：电子版算不算数？在大多数国家，对于大多数日常文件来说，是算数的。但确实存在例外，而且签名周围的证据和签名本身同样重要。本指南将用通俗的语言解释相关法律、电子签名和数字签名的区别，以及如何签署 PDF，让您日后也能放心地依靠它。

本文仅为一般性信息，不构成法律建议。如果某份文件关系重大，请核实适用于它的规定。

电子签名与数字签名

这两个术语经常被混为一谈，但它们并不是一回事。

电子签名是指一个人以签署为目的，附加到文件上的任何电子标记或过程。键入的姓名、手写签名的图片、用手指画出的签名，以及一个“我同意”复选框，都可以是电子签名。

基于证书的数字签名是电子签名中一种特定的技术类型。它使用由认证机构颁发的数字证书（通常需要经过身份核验），并以密码学方式封存文件。PDF 阅读器可以验证它，并显示诸如“已签名，所有签名均有效”之类的消息。如果文件在之后被修改，阅读器会显示签名已不再有效。

大多数日常签署使用的是第一种。只有在法律、监管机构或对方明确要求时，才需要第二种。

法律规定简述

• 美国。联邦的 ESIGN 法案以及几乎所有州都采用的《统一电子交易法》（UETA）规定，不得仅因签名是电子形式而否认其法律效力。
• 欧盟。eIDAS 条例承认三个级别：简单电子签名、高级电子签名和合格电子签名。简单电子签名不能仅因其为电子形式而被拒绝作为证据。只有使用合格证书制作的合格电子签名，才会在整个欧盟范围内自动具有与手写签名同等的法律效力。
• 英国。大多数文件都接受电子签名。英国法律委员会在 2019 年确认，只要当事人有意认证文件，电子签名就可以有效地签署该文件，不过契据在见证人方面另有规定。
• 其他地区。许多国家都有类似的法律，而且往往以相同的原则为蓝本，但具体细节和例外情况各不相同。

电子签名怎样才站得住脚

原则上具有法律效力，并不等于容易证明。如果签名受到质疑，通常要回答以下几个问题：

• 意图。当事人是真的打算签署，还是比如说只是随手点过了一个页面？
• 同意以电子方式签署。尤其是在美国，各方需要已经同意以电子方式进行交易。
• 归属。签名能否与当事人联系起来？键入的姓名几乎无法证明是谁键入的，因此周围的证据很重要：它是从哪个电子邮箱发出的、之前的沟通内容，以及它是如何被发回的。
• 完整性。这份文件是否就是当初签署的那一份，还是之后被修改过？
• 记录。所有相关方能否保存并出示一份准确的已签署副本？

通常需要更多手续的文件

有些文件不能用简单电子签名签署，或者需要见证人、公证人或合格签名。例如，根据 ESIGN 法案，例外情况包括：遗嘱、遗嘱附录和遗嘱信托；收养、离婚及其他家庭法事务；法院命令和正式法庭文件；公用事业服务将被切断的通知；主要住所被止赎或驱逐的通知；健康保险或人寿保险的取消；产品召回通知；以及必须随附危险物品的文件。

财产转让通常要经过公证人，许多国家对提交给政府机构的文件也有自己的规定。对方也完全可以要求使用某种特定方式：银行或政府机构可能只接受它自己的签署系统或亲笔签名。如有疑问，请问问接收文件的人接受什么方式。

用 PDF 签名签署 PDF

我们的 PDF 签名工具在您的浏览器中运行。您的 PDF、签名以及下文介绍的可选记录页都不会被上传。具体操作如下：

• 打开 PDF。页面保持原来的尺寸，文字仍然可以选择。
• 输入您的姓名，生成键入签名，并选择手写风格和墨水颜色。
• 把签名拖到页面上。您还可以按选定的格式添加日期，以及公司印章之类的图片。背景透明的 PNG 会保持透明。
• 勾选写有“我打算以电子方式签署本文件，并同意以电子方式进行交易。”的复选框。在您勾选之前，下载按钮会一直处于禁用状态。
• 选择是否附加签名证书页，然后下载签好的 PDF。

签名证书是附加在最后的一页，记录这次签署：文档编号、文件的名称、大小和页数、签署时间、在哪一页放置了什么、同意声明的文字及您同意的时间，以及两个 SHA-256 指纹。一个指纹覆盖您打开时的源文件，另一个覆盖生成时的已签署 PDF（即附加证书页之前的版本）。

指纹是对文件字节的固定长度摘要：只要改动一个字节，指纹就会完全改变。任何持有原文件的人都可以把它与证书进行核对。在 Windows 上，命令 certutil -hashfile contract.pdf SHA256 会显示文件的指纹；在 Mac 或 Linux 上，shasum -a 256 contract.pdf 的作用相同。指纹一致，说明文件就是证书所描述的那一个；指纹不同，则说明文件被修改过。指纹能揭示改动，但不能阻止改动。

PDF 签名不会生成基于证书的数字签名，不会核实您的身份，也不会记录您的 IP 地址或电子邮箱地址。我们也不会保留已签署文件的任何副本，因此日后无法提供它作为证据。您自己的记录就是证据。

让签名更可靠的好习惯

• 从您自己的电子邮箱发送签好的 PDF，直接回复请您签署的那封邮件，并保留这个邮件往来记录。它能把签名和您联系起来。
• 保留未签署的原件以及签好的副本，以便用源文件指纹进行核对。
• 签署后不要再编辑 PDF。如果条款有变，请签署新版本。
• 只以您自己的名义签署，或者在得到您所代表的个人或公司明确授权的情况下签署。
• 了解这个工具的用途。PDF 签名用于您自己签署文件。它不会把文件发给其他人签署，也不会收集他人的签名，所以每一方都要签署自己的副本并发回。

总结

在美国、欧盟、英国和许多其他地方，PDF 上的电子签名对大多数日常文件都具有法律效力。让它可靠的是它周围的证据：明确的签署意图、同意以电子方式签署、与当事人之间的关联，以及一份能证明文件未被修改的记录。对于遗嘱、法庭文件、财产，以及任何需要见证人、公证人或合格签名的文件，请使用法律要求的方式。

需要签署文件吗？试试 PDF 签名。

← 返回博客