كيف توقّع ملف PDF إلكترونيًا، وهل التوقيع ملزم قانونًا

يرسل إليك أحدهم عقدًا بالبريد الإلكتروني ويطلب منك أن «توقّعه وتعيده». يمكنك أن تطبعه، وتوقّعه بقلم، وتمسحه ضوئيًا، وترسل المسح بالبريد الإلكتروني، أو يمكنك أن توقّع ملف PDF إلكترونيًا في دقيقة. والسؤال البديهي هو ما إذا كانت النسخة الإلكترونية معتدًّا بها. وفي معظم البلدان ولمعظم المستندات اليومية، هي كذلك. لكن ثمة استثناءات حقيقية، والأدلة المحيطة بالتوقيع لا تقل أهمية عن التوقيع نفسه. يشرح هذا الدليل القانون بعبارات بسيطة، والفرق بين التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي، وكيف توقّع ملف PDF بطريقة يمكنك الدفاع عنها لاحقًا.

هذه معلومات عامة، وليست استشارة قانونية. وإذا كان الكثير يتوقف على مستند بعينه، فتحقق من القواعد التي تنطبق عليه.

التوقيعات الإلكترونية والتوقيعات الرقمية

كثيرًا ما يُستخدم المصطلحان كأنهما يعنيان الشيء نفسه. وهما ليسا كذلك.

التوقيع الإلكتروني هو أي علامة أو إجراء إلكتروني يُلحقه شخص بمستند بنية توقيعه. فالاسم المكتوب، وصورة التوقيع بخط اليد، والتوقيع المرسوم بالإصبع، ومربع الاختيار «أوافق»، كلها يمكن أن تكون توقيعات إلكترونية.

التوقيع الرقمي القائم على شهادة نوع تقني محدد من التوقيعات الإلكترونية. فهو يستخدم شهادة رقمية صادرة عن جهة تصديق، كثيرًا ما يكون ذلك بعد التحقق من الهوية، ويختم المستند تشفيريًا. ويمكن لبرامج قراءة PDF التحقق منه، فتعرض رسالة مثل «موقَّع وجميع التوقيعات صالحة». وإذا تغيّر المستند بعد ذلك، يُظهر البرنامج أن التوقيع لم يعد صالحًا.

معظم التوقيع اليومي يستخدم النوع الأول. أما الثاني فيلزم حيث يطلبه تحديدًا قانونٌ أو جهةٌ تنظيمية أو الطرفُ الآخر.

ما يقوله القانون، باختصار

الولايات المتحدة. ينص قانون ESIGN الاتحادي وقانون المعاملات الإلكترونية الموحّد (UETA)، الذي اعتمدته كل الولايات تقريبًا، على أنه لا يجوز إنكار الأثر القانوني للتوقيع لمجرد أنه إلكتروني.
الاتحاد الأوروبي. تعترف لائحة eIDAS بثلاثة مستويات: التوقيع الإلكتروني البسيط، والمتقدم، والمؤهَّل. ولا يجوز رفض التوقيع الإلكتروني البسيط دليلًا لمجرد أنه إلكتروني. ولا يكون للتوقيع تلقائيًا الأثر القانوني نفسه للتوقيع بخط اليد في أنحاء الاتحاد الأوروبي إلا إذا كان توقيعًا إلكترونيًا مؤهَّلًا، منشأً بشهادة مؤهَّلة.
المملكة المتحدة. التوقيعات الإلكترونية مقبولة لمعظم المستندات. وقد أكدت لجنة القانون في عام 2019 أن التوقيع الإلكتروني يمكن أن يوقّع مستندًا توقيعًا صحيحًا حيث ينوي الشخص توثيقه، وإن كانت للصكوك قواعد إضافية بشأن الشهود.
في أماكن أخرى. لدى كثير من البلدان قوانين مماثلة، كثيرًا ما تكون مبنية على المبادئ نفسها، لكن التفاصيل والاستثناءات تختلف.

ما الذي يجعل التوقيع الإلكتروني صامدًا

أن يكون التوقيع صحيحًا قانونًا من حيث المبدأ ليس كأن يكون سهل الإثبات. فإذا نُوزع في توقيع يومًا ما، فالأسئلة تكون عادةً هذه:

النية. هل قصد الشخص التوقيع، لا مجرد النقر لتجاوز شاشة مثلًا؟
الموافقة على التوقيع إلكترونيًا. في الولايات المتحدة على وجه الخصوص، يجب أن تكون الأطراف قد اتفقت على إجراء المعاملات إلكترونيًا.
النسبة. هل يمكن ربط التوقيع بالشخص؟ فالاسم المكتوب لا يثبت الكثير عمّن كتبه، لذا تهم الأدلة المحيطة به: البريد الإلكتروني الذي جاء منه، والمحادثة التي سبقته، والطريقة التي أُعيد بها.
السلامة. هل المستند هو نفسه الذي وُقِّع، أم تغيّر منذ ذلك الحين؟
السجلات. هل يستطيع كل المعنيين الاحتفاظ بنسخة دقيقة مما وُقِّع وتقديمها؟

مستندات تحتاج عادةً إلى أكثر من ذلك

بعض المستندات لا يمكن توقيعها بتوقيع إلكتروني بسيط، أو تحتاج إلى شاهد أو كاتب عدل أو توقيع مؤهَّل. فبموجب قانون ESIGN مثلًا، تشمل الاستثناءات الوصايا وملاحقها والصناديق الائتمانية الوصائية؛ والتبنّي والطلاق وغيرها من مسائل قانون الأسرة؛ وأوامر المحاكم ومستنداتها الرسمية؛ وإشعارات قطع خدمات المرافق العامة؛ وإشعارات حجز الرهن أو الإخلاء من المسكن الرئيسي؛ وإلغاء التأمين الصحي أو التأمين على الحياة؛ وإشعارات سحب المنتجات؛ والمستندات التي يجب أن ترافق المواد الخطرة.

كثيرًا ما تمر عمليات نقل الملكية العقارية عبر كاتب عدل، ولدى كثير من البلدان قواعدها الخاصة للمستندات المقدَّمة إلى الجهات الحكومية. ويمكن للطرف الآخر أيضًا أن يشترط ببساطة طريقة معينة: فقد لا يقبل مصرف أو جهة رسمية إلا نظام التوقيع الخاص بها أو التوقيع بالحبر. وعند الشك، اسأل الشخص الذي سيتلقى المستند عمّا يقبله.

توقيع ملف PDF بأداة توقيع PDF

تعمل أداة توقيع PDF لدينا في متصفحك. فلا يُرفع ملف PDF ولا توقيعك ولا صفحة السجل الاختيارية المبيّنة أدناه. وإليك طريقة عملها:

افتح ملف PDF. تحتفظ الصفحات بحجمها الأصلي ويبقى نصها قابلًا للتحديد.
اكتب اسمك لإنشاء توقيع مكتوب، واختر نمط خط يد ولون حبر.
اسحب التوقيع إلى الصفحة. ويمكنك أيضًا إضافة تاريخ، بالتنسيق الذي تختاره، وصورة مثل ختم الشركة. وتبقى صورة PNG ذات الخلفية الشفافة شفافة.
حدّد المربع الذي يقول «أنوي توقيع هذا المستند إلكترونيًا، وأوافق على إجراء المعاملات إلكترونيًا.» ويبقى التنزيل معطّلًا حتى تفعل ذلك.
اختر ما إذا كنت تريد إرفاق صفحة شهادة التوقيع، ثم نزّل ملف PDF الموقَّع.

شهادة التوقيع صفحة أخيرة إضافية تسجّل عملية التوقيع: مرجع المستند، واسم الملف وحجمه وعدد صفحاته، ووقت التوقيع، وما وُضع في أي صفحة، وصياغة الموافقة ووقت موافقتك عليها، وبصمتين من نوع SHA-256. تغطي إحدى البصمتين الملف المصدر كما فتحته. وتغطي الأخرى ملف PDF الموقَّع كما أُنتج، قبل إرفاق صفحة الشهادة.

البصمة ملخص ثابت الطول لبايتات الملف: غيّر بايتًا واحدًا، فتتغير البصمة تمامًا. ويمكن لأي شخص يملك الملف الأصلي مطابقته بالشهادة. ففي Windows، يطبع الأمر certutil -hashfile contract.pdf SHA256 بصمة الملف، وفي Mac أو Linux يفعل الأمر shasum -a 256 contract.pdf الشيء نفسه. والبصمة المطابقة تُظهر أن الملف هو الموصوف. والبصمة المختلفة تُظهر أنه تغيّر. فالبصمات تكشف التغييرات؛ لكنها لا تمنعها.

لا تُنشئ أداة توقيع PDF توقيعًا رقميًا قائمًا على شهادة، ولا تتحقق من هويتك، ولا تسجّل عنوان IP الخاص بك أو عنوان بريدك الإلكتروني. كما أننا لا نحتفظ بأي نسخة من المستند الموقَّع، فلا نستطيع تقديم نسخة منه لاحقًا دليلًا. فسجلاتك أنت هي الدليل.

عادات تجعل الاعتماد على التوقيع أسهل

أرسل ملف PDF الموقَّع من عنوان بريدك الإلكتروني الخاص، ردًا على الرسالة التي طلبته، واحتفظ بتلك المراسلة. فهي تربط التوقيع بك.
احتفظ بالأصل غير الموقَّع إلى جانب النسخة الموقَّعة، لكي يمكن مطابقة بصمة المصدر به.
لا تحرّر ملف PDF بعد التوقيع. وإذا تغيّرت الشروط، فوقّع نسخة جديدة.
لا توقّع إلا باسمك، أو بتفويض واضح من الشخص أو الشركة التي توقّع عنها.
اعرف الغرض من الأداة. تتيح لك أداة توقيع PDF أن توقّع مستندًا بنفسك. وهي لا ترسل المستندات إلى أشخاص آخرين لتوقيعها ولا تجمع توقيعاتهم، لذا يوقّع كل طرف نسخته ويعيدها.

الخلاصة

التوقيع الإلكتروني على ملف PDF صحيح قانونًا لمعظم المستندات اليومية في الولايات المتحدة والاتحاد الأوروبي والمملكة المتحدة وأماكن أخرى كثيرة. وما يجعله موثوقًا هو الأدلة المحيطة به: نية واضحة للتوقيع، وموافقة على التوقيع إلكترونيًا، وصلة بالشخص، وسجل يُظهر أن المستند لم يتغير. أما الوصايا ومستندات المحاكم والعقارات وكل ما يتطلب شاهدًا أو كاتب عدل أو توقيعًا مؤهَّلًا، فاستخدم لها الطريقة التي يشترطها القانون.

هل تحتاج إلى توقيع مستند؟ جرّب أداة توقيع PDF.

→ العودة إلى المدونة