Cara Menandatangani PDF Secara Elektronik, dan Apakah Sah Secara Hukum

Seseorang mengirimi Anda kontrak lewat email dan meminta Anda untuk “menandatangani dan mengirimkannya kembali”. Anda bisa mencetaknya, menandatanganinya dengan pena, memindainya, lalu mengirim hasil pindaiannya lewat email, atau Anda bisa menandatangani PDF itu secara elektronik dalam satu menit. Pertanyaan yang muncul tentu saja: apakah versi elektronik itu sah? Di sebagian besar negara dan untuk sebagian besar dokumen sehari-hari, jawabannya ya. Namun, ada pengecualian yang nyata, dan bukti di sekitar tanda tangan sama pentingnya dengan tanda tangan itu sendiri. Panduan ini menjelaskan hukumnya dengan bahasa sederhana, perbedaan antara tanda tangan elektronik dan digital, serta cara menandatangani PDF dengan cara yang dapat Anda pertanggungjawabkan di kemudian hari.

Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum. Jika banyak hal bergantung pada dokumen tertentu, periksa aturan yang berlaku untuk dokumen tersebut.

Tanda Tangan Elektronik dan Tanda Tangan Digital

Kedua istilah ini sering digunakan seolah-olah artinya sama. Padahal tidak.

Tanda tangan elektronik adalah tanda atau proses elektronik apa pun yang dilekatkan seseorang pada dokumen dengan maksud untuk menandatanganinya. Nama yang diketik, gambar tanda tangan tulisan tangan, tanda tangan yang digambar dengan jari, dan kotak centang “Saya setuju” semuanya dapat menjadi tanda tangan elektronik.

Tanda tangan digital berbasis sertifikat adalah jenis teknis tertentu dari tanda tangan elektronik. Tanda tangan ini menggunakan sertifikat digital yang diterbitkan oleh otoritas sertifikasi, sering kali setelah pemeriksaan identitas, dan menyegel dokumen secara kriptografis. Pembaca PDF dapat memverifikasinya dan akan menampilkan pesan seperti “ditandatangani dan semua tanda tangan valid”. Jika dokumen diubah setelahnya, pembaca akan menunjukkan bahwa tanda tangan tersebut tidak lagi valid.

Sebagian besar penandatanganan sehari-hari menggunakan jenis yang pertama. Jenis kedua diperlukan jika undang-undang, regulator, atau pihak lain secara khusus memintanya.

Apa Kata Hukum, Secara Singkat

Amerika Serikat. UU ESIGN federal dan Undang-Undang Seragam tentang Transaksi Elektronik (UETA), yang diadopsi oleh hampir semua negara bagian, menyatakan bahwa akibat hukum suatu tanda tangan tidak dapat ditolak hanya karena tanda tangan itu elektronik.
Uni Eropa. Peraturan eIDAS mengakui tiga tingkat: tanda tangan elektronik sederhana, lanjutan, dan yang memenuhi syarat. Tanda tangan elektronik sederhana tidak dapat ditolak sebagai bukti hanya karena berbentuk elektronik. Hanya tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat, yang dibuat dengan sertifikat yang memenuhi syarat, yang secara otomatis memiliki akibat hukum yang sama dengan tanda tangan basah di seluruh Uni Eropa.
Inggris Raya. Tanda tangan elektronik diterima untuk sebagian besar dokumen. Komisi Hukum Inggris dan Wales menegaskan pada tahun 2019 bahwa tanda tangan elektronik dapat menandatangani dokumen secara sah jika orang tersebut bermaksud mengesahkannya, meskipun akta memiliki aturan tambahan tentang saksi.
Di tempat lain. Banyak negara memiliki undang-undang serupa, yang sering kali didasarkan pada prinsip yang sama, tetapi rincian dan pengecualiannya berbeda.

Apa yang Membuat Tanda Tangan Elektronik Kuat

Sah secara hukum pada prinsipnya tidak sama dengan mudah dibuktikan. Jika suatu tanda tangan dipersoalkan, pertanyaannya biasanya seperti ini:

Niat. Apakah orang tersebut memang bermaksud menandatangani, bukan, misalnya, sekadar mengeklik untuk melewati layar?
Persetujuan untuk menandatangani secara elektronik. Khususnya di Amerika Serikat, para pihak perlu telah sepakat untuk bertransaksi secara elektronik.
Atribusi. Dapatkah tanda tangan itu dikaitkan dengan orangnya? Nama yang diketik hanya sedikit membuktikan siapa yang mengetiknya, jadi bukti di sekitarnya penting: email asalnya, percakapan sebelumnya, dan cara dokumen itu dikirim kembali.
Integritas. Apakah dokumen itu sama dengan yang ditandatangani, atau sudah diubah sejak itu?
Catatan. Dapatkah semua pihak yang terlibat menyimpan dan menunjukkan salinan akurat dari apa yang ditandatangani?

Dokumen yang Biasanya Memerlukan Lebih

Beberapa dokumen tidak dapat ditandatangani dengan tanda tangan elektronik sederhana, atau memerlukan saksi, notaris, atau tanda tangan yang memenuhi syarat. Menurut ESIGN, misalnya, pengecualiannya meliputi surat wasiat, kodisil, dan perwalian wasiat; adopsi, perceraian, dan perkara hukum keluarga lainnya; perintah pengadilan dan dokumen resmi pengadilan; pemberitahuan pemutusan layanan utilitas; pemberitahuan penyitaan atau pengosongan tempat tinggal utama; pembatalan asuransi kesehatan atau jiwa; pemberitahuan penarikan produk; dan dokumen yang harus menyertai bahan berbahaya.

Pengalihan properti sering kali melalui notaris, dan banyak negara memiliki aturan sendiri untuk dokumen yang diajukan ke instansi pemerintah. Pihak lain juga dapat mensyaratkan metode tertentu: bank atau otoritas mungkin hanya menerima sistem penandatanganannya sendiri atau tanda tangan basah. Jika ragu, tanyakan kepada orang yang akan menerima dokumen itu apa yang mereka terima.

Menandatangani PDF dengan Tanda Tangani PDF

Alat Tanda Tangani PDF kami berjalan di browser Anda. PDF Anda, tanda tangan Anda, dan halaman catatan opsional yang dijelaskan di bawah tidak diunggah. Begini cara kerjanya:

Buka PDF. Halaman-halamannya tetap dalam ukuran aslinya dan teksnya tetap dapat dipilih.
Ketik nama Anda untuk membuat tanda tangan ketik, lalu pilih gaya tulisan tangan dan warna tinta.
Seret tanda tangan ke halaman. Anda juga dapat menambahkan tanggal, dalam format yang Anda pilih, dan gambar seperti stempel perusahaan. PNG dengan latar belakang transparan akan tetap transparan.
Centang kotak yang bertuliskan “Saya bermaksud menandatangani dokumen ini secara elektronik dan setuju untuk bertransaksi secara elektronik.” Unduhan tetap nonaktif sampai Anda mencentangnya.
Pilih apakah akan melampirkan halaman Bukti Tanda Tangan, lalu unduh PDF yang sudah ditandatangani.

Bukti Tanda Tangan adalah halaman terakhir tambahan yang mencatat penandatanganan: referensi dokumen, nama, ukuran, dan jumlah halaman file, waktu penandatanganan, apa yang ditempatkan di halaman mana, pernyataan persetujuan dan kapan Anda menyetujuinya, serta dua sidik jari SHA-256. Satu sidik jari mencakup file sumber seperti saat Anda membukanya. Yang lainnya mencakup PDF yang ditandatangani sebagaimana dihasilkan, sebelum halaman bukti itu dilampirkan.

Sidik jari adalah ringkasan berpanjang tetap dari byte sebuah file: ubah satu byte saja, dan sidik jarinya berubah sepenuhnya. Siapa pun yang memegang file asli dapat mencocokkannya dengan halaman bukti. Di Windows, perintah certutil -hashfile contract.pdf SHA256 menampilkan sidik jari file, dan di Mac atau Linux shasum -a 256 contract.pdf melakukan hal yang sama. Sidik jari yang cocok menunjukkan bahwa file tersebut adalah file yang dijelaskan. Sidik jari yang berbeda menunjukkan bahwa file telah diubah. Sidik jari mengungkap perubahan; sidik jari tidak mencegahnya.

Tanda Tangani PDF tidak membuat tanda tangan digital berbasis sertifikat, tidak memverifikasi siapa Anda, dan tidak mencatat alamat IP atau alamat email Anda. Kami juga tidak menyimpan salinan dokumen yang ditandatangani, sehingga kami tidak dapat memberikannya di kemudian hari sebagai bukti. Catatan Anda sendirilah buktinya.

Kebiasaan yang Membuat Tanda Tangan Lebih Mudah Diandalkan

Kirim PDF yang sudah ditandatangani dari alamat email Anda sendiri, sebagai balasan atas pesan yang memintanya, dan simpan utas percakapan tersebut. Hal ini mengaitkan tanda tangan dengan Anda.
Simpan file asli yang belum ditandatangani selain salinan yang sudah ditandatangani, agar sidik jari sumber dapat dicocokkan dengannya.
Jangan mengedit PDF setelah ditandatangani. Jika ketentuannya berubah, tanda tangani versi baru.
Tanda tangani hanya atas nama Anda sendiri, atau dengan wewenang yang jelas dari orang atau perusahaan yang Anda wakili.
Ketahui kegunaan alat ini. Tanda Tangani PDF digunakan untuk menandatangani dokumen sendiri. Alat ini tidak mengirim dokumen kepada orang lain untuk ditandatangani atau mengumpulkan tanda tangan mereka, jadi setiap pihak menandatangani salinannya sendiri dan mengirimkannya kembali.

Kesimpulan

Tanda tangan elektronik pada PDF sah secara hukum untuk sebagian besar dokumen sehari-hari di Amerika Serikat, Uni Eropa, Inggris Raya, dan banyak tempat lain. Yang membuatnya dapat diandalkan adalah bukti di sekitarnya: niat yang jelas untuk menandatangani, persetujuan untuk menandatangani secara elektronik, kaitan dengan orangnya, dan catatan yang menunjukkan bahwa dokumen tidak berubah. Untuk surat wasiat, dokumen pengadilan, properti, dan apa pun yang memerlukan saksi, notaris, atau tanda tangan yang memenuhi syarat, gunakan metode yang diwajibkan oleh hukum.

Perlu menandatangani dokumen? Coba Tanda Tangani PDF.

← Kembali ke blog