Comment signer un PDF électroniquement, et cette signature a-t-elle une valeur juridique ?

Quelqu’un vous envoie un contrat par e-mail et vous demande de le « signer et le renvoyer ». Vous pourriez l’imprimer, le signer au stylo, le numériser et envoyer la numérisation par e-mail, ou bien signer le PDF électroniquement en une minute. La question évidente est de savoir si la version électronique compte. Dans la plupart des pays et pour la plupart des documents courants, oui. Mais il existe de vraies exceptions, et les éléments de preuve qui entourent une signature comptent autant que la signature elle-même. Ce guide explique la loi en termes simples, la différence entre signature électronique et signature numérique, et comment signer un PDF d’une façon que vous pourrez défendre plus tard.

Il s’agit d’informations générales, pas d’un conseil juridique. Si beaucoup dépend d’un document en particulier, vérifiez les règles qui s’y appliquent.

Signatures électroniques et signatures numériques

Les deux termes sont souvent employés comme s’ils voulaient dire la même chose. Ce n’est pas le cas.

Une signature électronique est toute marque ou tout procédé électronique qu’une personne associe à un document dans l’intention de le signer. Un nom saisi au clavier, l’image d’une signature manuscrite, une signature tracée du doigt et une case « J’accepte » peuvent tous être des signatures électroniques.

Une signature numérique fondée sur un certificat est un type technique particulier de signature électronique. Elle utilise un certificat numérique délivré par une autorité de certification, souvent après une vérification d’identité, et scelle le document par cryptographie. Les lecteurs PDF peuvent la vérifier et affichent un message tel que « signé et toutes les signatures sont valides ». Si le document est modifié ensuite, le lecteur indique que la signature n’est plus valide.

La plupart des signatures courantes relèvent du premier type. Le second est nécessaire lorsqu’une loi, une autorité de régulation ou l’autre partie l’exige expressément.

Ce que dit la loi, en bref

États-Unis. La loi fédérale ESIGN et la loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA), adoptée par presque tous les États, disposent qu’une signature ne peut pas être privée d’effet juridique au seul motif qu’elle est électronique.
Union européenne. Le règlement eIDAS reconnaît trois niveaux : la signature électronique simple, avancée et qualifiée. Une signature électronique simple ne peut pas être écartée comme preuve au seul motif qu’elle est électronique. Seule une signature électronique qualifiée, créée avec un certificat qualifié, a automatiquement le même effet juridique qu’une signature manuscrite dans toute l’UE.
Royaume-Uni. Les signatures électroniques sont acceptées pour la plupart des documents. La commission de réforme du droit d’Angleterre et du pays de Galles a confirmé en 2019 qu’une signature électronique peut valablement signer un document lorsque la personne entend l’authentifier, même si les actes solennels obéissent à des règles supplémentaires concernant les témoins.
Ailleurs. De nombreux pays ont des lois similaires, souvent inspirées des mêmes principes, mais les détails et les exceptions varient.

Ce qui rend une signature électronique solide

Être juridiquement valable en principe n’est pas la même chose qu’être facile à prouver. Si une signature est un jour contestée, les questions sont généralement les suivantes :

L’intention. La personne voulait-elle signer, et non, par exemple, simplement passer un écran d’un clic ?
Le consentement à signer électroniquement. Aux États-Unis en particulier, les parties doivent avoir accepté d’effectuer leurs transactions par voie électronique.
L’attribution. La signature peut-elle être rattachée à la personne ? Un nom saisi au clavier prouve peu de chose sur l’identité de celui qui l’a saisi : les éléments qui l’entourent comptent donc, comme l’adresse e-mail d’où il provient, les échanges qui l’ont précédé et la façon dont il a été renvoyé.
L’intégrité. Le document est-il bien celui qui a été signé, ou a-t-il été modifié depuis ?
La conservation. Chacune des personnes concernées peut-elle conserver et produire une copie exacte de ce qui a été signé ?

Les documents qui exigent généralement davantage

Certains documents ne peuvent pas être signés avec une signature électronique simple, ou exigent un témoin, un notaire ou une signature qualifiée. Aux États-Unis, la loi ESIGN exclut par exemple les testaments, les codicilles et les trusts testamentaires ; l’adoption, le divorce et les autres affaires de droit de la famille ; les décisions de justice et les actes judiciaires officiels ; les avis de coupure de services publics (eau, électricité, gaz) ; les avis de saisie immobilière ou d’expulsion visant une résidence principale ; la résiliation d’une assurance santé ou vie ; les avis de rappel de produits ; et les documents qui doivent accompagner des matières dangereuses.

Les transferts de propriété passent souvent par un notaire, et de nombreux pays ont leurs propres règles pour les documents déposés auprès des administrations. L’autre partie peut aussi tout simplement imposer une méthode : une banque ou une administration peut n’accepter que son propre système de signature ou une signature manuscrite à l’encre. En cas de doute, demandez à la personne qui recevra le document ce qu’elle accepte.

Signer un PDF avec notre outil

Notre outil Signer un PDF fonctionne dans votre navigateur. Votre PDF, votre signature et la page de trace facultative décrite ci-dessous ne sont envoyés nulle part. Voici comment il fonctionne :

Ouvrez le PDF. Les pages gardent leur taille d’origine et leur texte reste sélectionnable.
Saisissez votre nom pour créer une signature, puis choisissez un style d’écriture manuscrite et une couleur d’encre.
Faites glisser la signature sur la page. Vous pouvez aussi ajouter une date, au format de votre choix, et une image comme un cachet d’entreprise. Un PNG à fond transparent reste transparent.
Cochez la case « J’ai l’intention de signer ce document électroniquement et j’accepte d’effectuer des transactions par voie électronique. » Le téléchargement reste désactivé tant que vous ne l’avez pas fait.
Choisissez si vous voulez joindre une page Certificat de signature, puis téléchargez le PDF signé.

Le Certificat de signature est une page finale supplémentaire qui consigne la signature : une référence de document, le nom, la taille et le nombre de pages du fichier, l’heure de la signature, ce qui a été placé sur quelle page, la mention de consentement et le moment où vous l’avez acceptée, ainsi que deux empreintes SHA-256. L’une porte sur le fichier source tel que vous l’avez ouvert. L’autre porte sur le PDF signé tel qu’il a été produit, avant l’ajout de la page de certificat.

Une empreinte est un résumé de longueur fixe des octets d’un fichier : changez un seul octet, et l’empreinte change complètement. Toute personne qui détient le fichier d’origine peut la comparer au certificat. Sous Windows, la commande certutil -hashfile contrat.pdf SHA256 affiche l’empreinte d’un fichier, et sur Mac ou Linux, shasum -a 256 contrat.pdf fait la même chose. Une empreinte identique montre que le fichier est bien celui qui est décrit. Une empreinte différente montre qu’il a été modifié. Les empreintes révèlent les modifications ; elles ne les empêchent pas.

Signer un PDF ne crée pas de signature numérique fondée sur un certificat, ne vérifie pas votre identité et n’enregistre ni votre adresse IP ni votre adresse e-mail. Nous ne gardons pas non plus de copie du document signé : nous ne pouvons donc pas en fournir une plus tard comme preuve. Vos propres archives constituent la preuve.

Les bonnes habitudes qui rendent une signature plus fiable

Envoyez le PDF signé depuis votre propre adresse e-mail, en réponse au message qui le demandait, et conservez cet échange. Il rattache la signature à vous.
Gardez l’original non signé en plus de la copie signée, pour que l’empreinte du document source puisse être vérifiée.
Ne modifiez pas le PDF après l’avoir signé. Si les conditions changent, signez une nouvelle version.
Ne signez qu’en votre propre nom, ou avec l’autorisation claire de la personne ou de l’entreprise pour laquelle vous signez.
Sachez à quoi sert l’outil. Signer un PDF vous permet de signer vous-même un document. Il n’envoie pas de documents à d’autres personnes pour signature et ne recueille pas leurs signatures : chaque partie signe donc sa propre copie et la renvoie.

Conclusion

Une signature électronique sur un PDF est juridiquement valable pour la plupart des documents courants aux États-Unis, dans l’Union européenne, au Royaume-Uni et dans de nombreux autres pays. Ce qui la rend fiable, ce sont les éléments qui l’entourent : une intention claire de signer, l’accord pour signer électroniquement, un lien avec la personne et une trace qui montre que le document n’a pas changé. Pour les testaments, les actes judiciaires, l’immobilier et tout ce qui exige un témoin, un notaire ou une signature qualifiée, utilisez la méthode imposée par la loi.

Besoin de signer un document ? Essayez Signer un PDF.

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