Ein PDF elektronisch unterschreiben – und ist das rechtsverbindlich?

Jemand schickt Ihnen einen Vertrag per E-Mail und bittet Sie, ihn „zu unterschreiben und zurückzuschicken“. Sie könnten ihn ausdrucken, mit dem Stift unterschreiben, einscannen und den Scan per E-Mail senden – oder Sie unterschreiben das PDF in einer Minute elektronisch. Die naheliegende Frage ist, ob die elektronische Fassung zählt. In den meisten Ländern und für die meisten alltäglichen Dokumente tut sie das. Es gibt aber echte Ausnahmen, und die Nachweise rund um eine Unterschrift zählen ebenso viel wie die Unterschrift selbst. Dieser Ratgeber erklärt die Rechtslage verständlich, den Unterschied zwischen elektronischen und digitalen Signaturen und wie Sie ein PDF so unterschreiben, dass Sie später dazu stehen können.

Dies ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Wenn viel von einem bestimmten Dokument abhängt, prüfen Sie die Regeln, die dafür gelten.

Elektronische und digitale Signaturen

Die beiden Begriffe werden oft so verwendet, als bedeuteten sie dasselbe. Das tun sie nicht.

Eine elektronische Signatur ist jedes elektronische Zeichen oder Verfahren, das eine Person einem Dokument in der Absicht hinzufügt, es zu unterschreiben. Ein getippter Name, das Bild einer handschriftlichen Unterschrift, eine mit dem Finger gezeichnete Unterschrift und ein Kontrollkästchen „Ich stimme zu“ können alle elektronische Signaturen sein.

Eine zertifikatsbasierte digitale Signatur ist eine bestimmte technische Art der elektronischen Signatur. Sie nutzt ein digitales Zertifikat einer Zertifizierungsstelle, das oft erst nach einer Identitätsprüfung ausgestellt wird, und versiegelt das Dokument kryptografisch. PDF-Reader können sie prüfen und zeigen eine Meldung wie „Unterschrieben und alle Unterschriften sind gültig“. Wird das Dokument danach geändert, zeigt der Reader an, dass die Signatur nicht mehr gültig ist.

Im Alltag wird meist die erste Art verwendet. Die zweite ist dort nötig, wo ein Gesetz, eine Aufsichtsbehörde oder die andere Partei sie ausdrücklich verlangt.

Was das Recht sagt – kurz gefasst

Vereinigte Staaten. Das US-Bundesgesetz ESIGN und das einheitliche Gesetz über elektronische Transaktionen (UETA), das fast alle Bundesstaaten übernommen haben, legen fest, dass einer Unterschrift die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch ist.
Europäische Union. Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Eine einfache elektronische Signatur darf nicht allein deshalb als Beweismittel abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist. Nur eine qualifizierte elektronische Signatur, erstellt mit einem qualifizierten Zertifikat, hat automatisch in der gesamten EU dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Vereinigtes Königreich. Elektronische Signaturen werden für die meisten Dokumente anerkannt. Die Rechtsreformkommission für England und Wales bestätigte 2019, dass eine elektronische Signatur ein Dokument wirksam unterzeichnen kann, wenn die Person es authentifizieren will; für förmliche Urkunden gelten allerdings zusätzliche Regeln zu Zeugen.
Andere Länder. Viele Länder haben ähnliche Gesetze, oft nach denselben Grundsätzen, doch die Einzelheiten und Ausnahmen unterscheiden sich.

Was eine elektronische Signatur belastbar macht

Grundsätzlich rechtsgültig zu sein, ist nicht dasselbe wie leicht beweisbar zu sein. Wird eine Unterschrift je angefochten, geht es meist um diese Fragen:

Absicht. Wollte die Person wirklich unterschreiben, statt etwa nur einen Bildschirm wegzuklicken?
Einverständnis mit elektronischer Unterzeichnung. Vor allem in den USA müssen die Parteien vereinbart haben, Geschäfte elektronisch abzuwickeln.
Zuordnung. Lässt sich die Unterschrift der Person zuordnen? Ein getippter Name beweist wenig darüber, wer ihn getippt hat, daher zählen die Begleitumstände: die E-Mail, von der er kam, die vorherige Korrespondenz und die Art, wie das Dokument zurückgeschickt wurde.
Integrität. Ist das Dokument dasselbe, das unterschrieben wurde, oder wurde es seitdem geändert?
Aufzeichnungen. Können alle Beteiligten eine genaue Kopie dessen aufbewahren und vorlegen, was unterschrieben wurde?

Dokumente, die meist mehr verlangen

Manche Dokumente lassen sich nicht mit einer einfachen elektronischen Signatur unterzeichnen oder brauchen Zeugen, einen Notar oder eine qualifizierte Signatur. Nach ESIGN gehören zu den Ausnahmen etwa Testamente, Testamentsnachträge und testamentarische Treuhandverhältnisse; Adoptionen, Scheidungen und andere familienrechtliche Angelegenheiten; Gerichtsbeschlüsse und amtliche Gerichtsdokumente; Mitteilungen über die Einstellung von Versorgungsleistungen; Mitteilungen über Zwangsvollstreckung oder Räumung einer Hauptwohnung; die Kündigung von Kranken- oder Lebensversicherungen; Produktrückrufe; sowie Dokumente, die Gefahrstoffe begleiten müssen.

Grundstücksübertragungen laufen oft über einen Notar, und viele Länder haben eigene Regeln für Dokumente, die bei Behörden eingereicht werden. Die andere Partei kann auch einfach ein bestimmtes Verfahren verlangen: Eine Bank oder Behörde akzeptiert vielleicht nur ihr eigenes Signatursystem oder eine Unterschrift mit Tinte. Fragen Sie im Zweifel die Person, die das Dokument erhält, was sie akzeptiert.

Ein PDF mit unserem Tool unterschreiben

Unser Tool PDF unterschreiben läuft in Ihrem Browser. Ihr PDF, Ihre Unterschrift und die unten beschriebene optionale Nachweisseite werden nicht hochgeladen. So funktioniert es:

Öffnen Sie das PDF. Die Seiten behalten ihre ursprüngliche Größe, und ihr Text bleibt auswählbar.
Geben Sie Ihren Namen ein, um eine getippte Unterschrift zu erstellen, und wählen Sie einen Handschriftstil und eine Tintenfarbe.
Ziehen Sie die Unterschrift auf die Seite. Sie können auch ein Datum im gewünschten Format und ein Bild wie einen Firmenstempel hinzufügen. Ein PNG mit transparentem Hintergrund bleibt transparent.
Setzen Sie das Häkchen bei „Ich beabsichtige, dieses Dokument elektronisch zu unterschreiben, und bin damit einverstanden, Geschäfte elektronisch abzuwickeln.“ Bis dahin bleibt das Herunterladen gesperrt.
Wählen Sie, ob eine Seite „Unterschriftsnachweis“ angehängt werden soll, und laden Sie dann das unterschriebene PDF herunter.

Der Unterschriftsnachweis ist eine zusätzliche letzte Seite, die das Unterschreiben dokumentiert: eine Dokumentreferenz, Name, Größe und Seitenzahl der Datei, den Zeitpunkt der Unterschrift, was auf welcher Seite platziert wurde, den Wortlaut der Einwilligung und wann Sie zugestimmt haben, sowie zwei SHA-256-Fingerabdrücke. Einer bezieht sich auf die Ausgangsdatei, wie Sie sie geöffnet haben. Der andere bezieht sich auf das unterschriebene PDF, wie es erstellt wurde, bevor die Nachweisseite angehängt wurde.

Ein Fingerabdruck ist eine Zusammenfassung fester Länge aus den Bytes einer Datei: Ändert sich ein einziges Byte, ändert sich der Fingerabdruck vollständig. Wer die Originaldatei hat, kann sie mit dem Nachweis vergleichen. Unter Windows gibt der Befehl certutil -hashfile vertrag.pdf SHA256 den Fingerabdruck einer Datei aus, auf einem Mac oder unter Linux tut shasum -a 256 vertrag.pdf dasselbe. Ein übereinstimmender Fingerabdruck zeigt, dass es sich um die beschriebene Datei handelt. Ein abweichender zeigt, dass sie geändert wurde. Fingerabdrücke machen Änderungen sichtbar; verhindern können sie sie nicht.

PDF unterschreiben erstellt keine zertifikatsbasierte digitale Signatur, prüft nicht, wer Sie sind, und speichert weder Ihre IP-Adresse noch Ihre E-Mail-Adresse. Wir bewahren auch keine Kopie des unterschriebenen Dokuments auf und können daher später keine als Beweis liefern. Ihre eigenen Unterlagen sind der Beweis.

Gewohnheiten, die eine Unterschrift verlässlicher machen

Senden Sie das unterschriebene PDF von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse als Antwort auf die Nachricht, in der darum gebeten wurde, und bewahren Sie diesen Verlauf auf. Er verbindet die Unterschrift mit Ihnen.
Bewahren Sie das nicht unterschriebene Original zusätzlich zur unterschriebenen Kopie auf, damit sich der Fingerabdruck der Ausgangsdatei daran prüfen lässt.
Bearbeiten Sie das PDF nach dem Unterschreiben nicht mehr. Ändern sich die Bedingungen, unterschreiben Sie eine neue Fassung.
Unterschreiben Sie nur in Ihrem eigenen Namen oder mit klarer Vollmacht der Person oder Firma, für die Sie unterschreiben.
Wissen Sie, wofür das Tool gedacht ist. Mit PDF unterschreiben setzen Sie Ihre eigene Unterschrift unter ein Dokument. Das Tool verschickt keine Dokumente zur Unterschrift an andere und sammelt keine Unterschriften ein, daher unterschreibt jede Partei ihre eigene Kopie und schickt sie zurück.

Fazit

Eine elektronische Unterschrift auf einem PDF ist für die meisten alltäglichen Dokumente in den USA, der Europäischen Union, dem Vereinigten Königreich und vielen anderen Ländern rechtsgültig. Verlässlich wird sie durch die Nachweise drumherum: eine klare Absicht zu unterschreiben, das Einverständnis mit elektronischer Unterzeichnung, eine Verbindung zur Person und eine Aufzeichnung, die zeigt, dass das Dokument nicht verändert wurde. Für Testamente, Gerichtsdokumente, Grundstücksgeschäfte und alles, was Zeugen, einen Notar oder eine qualifizierte Signatur erfordert, verwenden Sie das Verfahren, das das Gesetz vorschreibt.

Müssen Sie ein Dokument unterschreiben? Probieren Sie PDF unterschreiben.

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