Så signerar du en PDF elektroniskt, och om det är juridiskt bindande

Någon skickar ett avtal till dig och ber dig att ”skriva under och skicka tillbaka”. Du kan skriva ut det, skriva under med penna, skanna det och skicka skanningen med e-post, eller så kan du signera PDF-filen elektroniskt på en minut. Den självklara frågan är om den elektroniska versionen gäller. I de flesta länder och för de flesta vardagliga dokument gör den det. Men det finns verkliga undantag, och bevisningen kring en underskrift är lika viktig som själva underskriften. Den här guiden förklarar lagen på ett enkelt sätt, skillnaden mellan elektroniska och digitala signaturer, och hur du signerar en PDF på ett sätt som du kan stå för senare.

Det här är allmän information, inte juridisk rådgivning. Om mycket hänger på ett visst dokument bör du kontrollera vilka regler som gäller för det.

Elektroniska underskrifter och digitala signaturer

De två begreppen används ofta som om de betydde samma sak. Det gör de inte.

En elektronisk underskrift är varje elektronisk markering eller process som en person fäster vid ett dokument i avsikt att skriva under det. Ett inskrivet namn, en bild av en handskriven namnteckning, en underskrift som ritats med fingret och en kryssruta med texten ”Jag godkänner” kan alla vara elektroniska underskrifter.

En certifikatbaserad digital signatur är en särskild teknisk sorts elektronisk underskrift. Den använder ett digitalt certifikat som har utfärdats av en certifikatutfärdare, ofta efter en identitetskontroll, och förseglar dokumentet kryptografiskt. PDF-läsare kan verifiera den och visar ett meddelande som ”signerat och alla signaturer är giltiga”. Om dokumentet ändras efteråt visar läsaren att signaturen inte längre är giltig.

Det mesta vardagliga undertecknandet använder den första sorten. Den andra behövs där en lag, en tillsynsmyndighet eller motparten uttryckligen kräver den.

Vad lagen säger, i korthet

USA. Den federala lagen ESIGN och den enhetliga lagen om elektroniska transaktioner (UETA), som nästan alla delstater har antagit, säger att en underskrift inte får frånkännas rättslig verkan bara för att den är elektronisk.
Europeiska unionen. eIDAS-förordningen erkänner tre nivåer: enkla, avancerade och kvalificerade elektroniska underskrifter. En enkel elektronisk underskrift får inte avvisas som bevis bara för att den är elektronisk. Endast en kvalificerad elektronisk underskrift, som skapats med ett kvalificerat certifikat, har automatiskt samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift i hela EU.
Storbritannien. Elektroniska underskrifter godtas för de flesta dokument. Den engelska lagkommissionen bekräftade 2019 att en elektronisk underskrift giltigt kan underteckna ett dokument när personen avser att bestyrka det, men för vissa formella rättshandlingar gäller ytterligare regler om vittnen.
På andra håll. Många länder har liknande lagar, ofta byggda på samma principer, men detaljerna och undantagen skiljer sig åt.

Vad som gör att en elektronisk underskrift håller

Att vara juridiskt giltig i princip är inte detsamma som att vara lätt att bevisa. Om en underskrift någon gång ifrågasätts är frågorna oftast dessa:

Avsikt. Menade personen att skriva under, snarare än att till exempel klicka sig förbi en skärm?
Samtycke till att skriva under elektroniskt. Särskilt i USA måste parterna ha kommit överens om att göra affärer elektroniskt.
Koppling till personen. Kan underskriften knytas till personen? Ett inskrivet namn bevisar lite om vem som skrev det, så bevisningen runt omkring är viktig: e-postadressen det kom från, samtalet före det och sättet det skickades tillbaka på.
Oförändrat dokument. Är dokumentet samma som det som skrevs under, eller har det ändrats sedan dess?
Dokumentation. Kan alla inblandade spara och visa upp en korrekt kopia av det som skrevs under?

Dokument som oftast kräver mer

Vissa dokument kan inte skrivas under med en enkel elektronisk underskrift, eller kräver ett vittne, en notarie eller en kvalificerad underskrift. Enligt ESIGN omfattar undantagen till exempel testamenten, tillägg till testamenten och förvaltningar som upprättas genom testamente; adoption, skilsmässa och andra familjerättsliga frågor; domstolsbeslut och officiella domstolshandlingar; meddelanden om att el, vatten eller andra samhällstjänster kommer att stängas av; meddelanden om utmätning eller vräkning från en permanentbostad; uppsägning av sjuk- eller livförsäkringar; meddelanden om produktåterkallelser; och dokument som måste medfölja farligt gods.

Fastighetsöverlåtelser går ofta via en notarie, och många länder har egna regler för dokument som lämnas in till myndigheter. Motparten kan också helt enkelt kräva en viss metod: en bank eller en myndighet kanske bara godtar sitt eget signeringssystem eller en underskrift med penna på papper. Om du är osäker kan du fråga mottagaren av dokumentet vad som godtas.

Signera en PDF med Signera PDF

Vårt verktyg Signera PDF körs i din webbläsare. Din PDF, din signatur och den valfria protokollsidan som beskrivs nedan laddas inte upp. Så här fungerar det:

Öppna PDF-filen. Sidorna behåller sin ursprungliga storlek och texten går fortfarande att markera.
Skriv ditt namn för att skapa en inskriven signatur, och välj en handstil och en bläckfärg.
Dra signaturen till sidan. Du kan också lägga till ett datum i det format du väljer, och en bild som en företagsstämpel. En PNG med genomskinlig bakgrund förblir genomskinlig.
Kryssa i rutan med texten ”Jag avser att signera detta dokument elektroniskt och samtycker till att göra affärer elektroniskt.” Nedladdningen är avstängd tills du gör det.
Välj om du vill bifoga en sida med signeringsintyg och ladda sedan ned den signerade PDF-filen.

Signeringsintyget är en extra sista sida som dokumenterar signeringen: en dokumentreferens, filens namn, storlek och sidantal, tidpunkten för signeringen, vad som placerades på vilken sida, samtyckestexten och när du godkände den, samt två SHA-256-fingeravtryck. Det ena fingeravtrycket gäller originalfilen så som du öppnade den. Det andra gäller den signerade PDF-filen så som den skapades, innan intygssidan bifogades.

Ett fingeravtryck är en sammanfattning med fast längd av en fils byte: ändras en enda byte så ändras fingeravtrycket helt. Alla som har originalfilen kan jämföra den med intyget. I Windows skriver kommandot certutil -hashfile avtal.pdf SHA256 ut en fils fingeravtryck, och på en Mac eller i Linux gör shasum -a 256 avtal.pdf samma sak. Ett fingeravtryck som stämmer visar att filen är den som beskrivs. Ett annat visar att den har ändrats. Fingeravtryck avslöjar ändringar; de hindrar dem inte.

Verktyget Signera PDF skapar ingen certifikatbaserad digital signatur, kontrollerar inte vem du är och registrerar inte din IP-adress eller e-postadress. Vi sparar inte heller någon kopia av det signerade dokumentet, så vi kan inte lämna ut en senare som bevis. Dina egna uppgifter är bevisningen.

Vanor som gör en underskrift lättare att lita på

Skicka den signerade PDF-filen från din egen e-postadress, som svar på meddelandet där den efterfrågades, och spara den tråden. Den knyter underskriften till dig.
Behåll det osignerade originalet och den signerade kopian, så att originalets fingeravtryck kan jämföras med det.
Redigera inte PDF-filen efter signeringen. Om villkoren ändras signerar du en ny version.
Skriv bara under i ditt eget namn, eller med tydlig behörighet från den person eller det företag som du skriver under för.
Vet vad verktyget är till för. Med Signera PDF skriver du själv under ett dokument. Verktyget skickar inte dokument till andra för underskrift och samlar inte in deras underskrifter, så varje part skriver under sin egen kopia och skickar tillbaka den.

Slutsats

En elektronisk underskrift på en PDF är juridiskt giltig för de flesta vardagliga dokument i USA, EU, Storbritannien och många andra länder. Det som gör den pålitlig är bevisningen runt den: en tydlig avsikt att skriva under, samtycke till att skriva under elektroniskt, en koppling till personen och en dokumentation som visar att dokumentet inte har ändrats. För testamenten, domstolshandlingar, fastigheter och allt som kräver ett vittne, en notarie eller en kvalificerad underskrift ska du använda den metod som lagen kräver.

Behöver du signera ett dokument? Prova Signera PDF.

← Tillbaka till bloggen