PDF Elektronik Olarak Nasıl İmzalanır ve Hukuken Bağlayıcı mıdır?

Biri size e-postayla bir sözleşme gönderiyor ve “imzalayıp geri göndermenizi” istiyor. Sözleşmeyi yazdırıp kalemle imzalayabilir, tarayıp taranmış hâlini e-postayla gönderebilir ya da PDF’yi bir dakikada elektronik olarak imzalayabilirsiniz. Akla gelen soru, elektronik sürümün geçerli olup olmadığıdır. Çoğu ülkede ve gündelik belgelerin çoğunda geçerlidir. Ancak gerçek istisnalar vardır ve bir imzanın etrafındaki kanıtlar, imzanın kendisi kadar önemlidir. Bu rehber hukuku sade bir dille, elektronik ve dijital imzalar arasındaki farkı ve bir PDF’yi daha sonra arkasında durabileceğiniz şekilde nasıl imzalayacağınızı açıklıyor.

Bu yazı hukuki danışmanlık değil, genel bilgi niteliğindedir. Belirli bir belgeye çok şey bağlıysa o belgeye uygulanan kuralları kontrol edin.

Elektronik imzalar ve dijital imzalar

Bu iki terim çoğu zaman aynı şeyi ifade ediyormuş gibi kullanılır. Oysa öyle değildir.

Elektronik imza, bir kişinin bir belgeyi imzalama niyetiyle ona eklediği her türlü elektronik işaret veya süreçtir. Yazılmış bir ad, el yazısıyla atılmış bir imzanın görüntüsü, parmakla çizilmiş bir imza ve “Kabul ediyorum” onay kutusu elektronik imza olabilir.

Sertifikaya dayalı dijital imza, elektronik imzanın belirli bir teknik türüdür. Çoğu zaman bir kimlik kontrolünden sonra bir sertifika makamı tarafından verilen dijital sertifikayı kullanır ve belgeyi kriptografik olarak mühürler. PDF okuyucular bunu doğrulayabilir ve “imzalanmış ve tüm imzalar geçerli” gibi bir mesaj gösterir. Belge sonradan değiştirilirse okuyucu imzanın artık geçerli olmadığını gösterir.

Gündelik imzalamaların çoğunda ilk tür kullanılır. İkincisi, bir yasanın, düzenleyici kurumun veya karşı tarafın özellikle istediği durumlarda gerekir.

Hukuk ne diyor, kısaca

Amerika Birleşik Devletleri. Federal ESIGN Yasası ve neredeyse her eyaletin kabul ettiği Tekdüzen Elektronik İşlemler Yasası (UETA), bir imzanın yalnızca elektronik olduğu için hukuki etkisinin reddedilemeyeceğini söyler.
Avrupa Birliği. eIDAS Tüzüğü üç düzey tanır: basit, gelişmiş ve nitelikli elektronik imzalar. Basit bir elektronik imza, yalnızca elektronik olduğu için delil olarak reddedilemez. AB genelinde el yazısıyla atılmış bir imzayla otomatik olarak aynı hukuki etkiye sahip olan, yalnızca nitelikli bir sertifikayla oluşturulan nitelikli elektronik imzadır.
Birleşik Krallık. Elektronik imzalar çoğu belge için kabul edilir. Birleşik Krallık Hukuk Komisyonu 2019’da, kişi belgeyi doğrulama niyetindeyse elektronik imzanın bir belgeyi geçerli şekilde imzalayabileceğini teyit etmiştir; ancak resmî senetler için tanıklara ilişkin ek kurallar vardır.
Başka yerlerde. Birçok ülkenin, çoğu zaman aynı ilkeler örnek alınarak hazırlanmış benzer yasaları vardır; ancak ayrıntılar ve istisnalar farklıdır.

Bir elektronik imzayı sağlam kılan nedir

İlke olarak hukuken geçerli olmak, kanıtlanması kolay olmakla aynı şey değildir. Bir imzaya itiraz edilirse sorular genellikle şunlardır:

Niyet. Kişi, örneğin bir ekranı geçmek için tıklamak yerine gerçekten imzalamayı mı amaçladı?
Elektronik olarak imzalamaya onay. Özellikle Amerika Birleşik Devletleri’nde tarafların işlemleri elektronik ortamda yürütmeyi kabul etmiş olması gerekir.
Atfedilebilirlik. İmza kişiyle ilişkilendirilebilir mi? Yazılmış bir ad, onu kimin yazdığı hakkında pek az şey kanıtlar; bu yüzden çevresindeki kanıtlar önemlidir: imzanın geldiği e-posta, öncesindeki yazışma ve geri gönderilme şekli.
Bütünlük. Belge, imzalanan belgeyle aynı mı, yoksa o zamandan beri değiştirildi mi?
Kayıtlar. İlgili herkes imzalanan belgenin doğru bir kopyasını saklayıp sunabilir mi?

Genellikle daha fazlasını gerektiren belgeler

Bazı belgeler basit bir elektronik imzayla imzalanamaz ya da tanık, noter veya nitelikli imza gerektirir. Örneğin ESIGN kapsamındaki istisnalar arasında vasiyetnameler, vasiyetname ekleri ve vasiyet yoluyla kurulan tröstler; evlat edinme, boşanma ve diğer aile hukuku konuları; mahkeme kararları ve resmî mahkeme belgeleri; elektrik, su gibi kamu hizmetlerinin kesileceğine dair bildirimler; asıl konut için haciz veya tahliye bildirimleri; sağlık veya hayat sigortasının iptali; ürün geri çağırma bildirimleri ve tehlikeli maddelere eşlik etmesi gereken belgeler bulunur.

Mülk devirleri çoğu zaman noter aracılığıyla yapılır ve birçok ülkenin devlet kurumlarına sunulan belgeler için kendi kuralları vardır. Karşı taraf da belirli bir yöntemi şart koşabilir: bir banka veya bir kurum yalnızca kendi imzalama sistemini ya da ıslak imzayı kabul edebilir. Emin olmadığınızda belgeyi alacak kişiye neyi kabul ettiğini sorun.

PDF İmzala ile bir PDF’yi imzalama

PDF İmzala aracımız tarayıcınızda çalışır. PDF’niz, imzanız ve aşağıda açıklanan isteğe bağlı kayıt sayfası yüklenmez. Nasıl çalıştığı şöyle:

PDF’yi açın. Sayfalar özgün boyutlarını korur ve metinleri seçilebilir kalır.
Yazılı bir imza oluşturmak için adınızı yazın, bir el yazısı stili ve mürekkep rengi seçin.
İmzayı sayfaya sürükleyin. Seçtiğiniz biçimde bir tarih ve şirket kaşesi gibi bir görsel de ekleyebilirsiniz. Arka planı saydam olan bir PNG saydam kalır.
“Bu belgeyi elektronik olarak imzalamak istiyorum ve işlemleri elektronik ortamda yürütmeyi kabul ediyorum.” yazan kutuyu işaretleyin. Siz işaretleyene kadar indirme devre dışı kalır.
Bir İmza Kaydı sayfası ekleyip eklemeyeceğinizi seçin, ardından imzalı PDF’yi indirin.

İmza Kaydı, imzalamayı kaydeden ek bir son sayfadır: bir belge referansı, dosyanın adı, boyutu ve sayfa sayısı, imzalama zamanı, hangi sayfaya neyin yerleştirildiği, onay metni ve onu ne zaman kabul ettiğiniz ve iki SHA-256 parmak izi. Parmak izlerinden biri kaynak dosyayı açtığınız hâliyle kapsar. Diğeri ise imzalı PDF’yi, kayıt sayfası eklenmeden önce üretildiği hâliyle kapsar.

Parmak izi, bir dosyanın baytlarının sabit uzunlukta bir özetidir: tek bir baytı değiştirin, parmak izi tamamen değişir. Özgün dosyaya sahip olan herkes onu kayıtla karşılaştırabilir. Windows’ta certutil -hashfile sozlesme.pdf SHA256 komutu bir dosyanın parmak izini yazdırır; Mac’te veya Linux’ta shasum -a 256 sozlesme.pdf aynı işi yapar. Eşleşen bir parmak izi, dosyanın tanımlanan dosya olduğunu gösterir. Farklı bir parmak izi ise dosyanın değiştirildiğini gösterir. Parmak izleri değişiklikleri ortaya çıkarır; onları engellemez.

“PDF İmzala” sertifikaya dayalı bir dijital imza oluşturmaz, kim olduğunuzu doğrulamaz ve IP adresinizi veya e-posta adresinizi kaydetmez. İmzalı belgenin bir kopyasını da saklamayız; bu yüzden daha sonra delil olarak bir kopya sağlayamayız. Kanıt, kendi kayıtlarınızdır.

Bir imzaya güvenmeyi kolaylaştıran alışkanlıklar

İmzalı PDF’yi kendi e-posta adresinizden gönderin: onu isteyen mesajı yanıtlayarak gönderin ve o yazışmayı saklayın. Bu, imzayı sizinle ilişkilendirir.
Kaynak parmak izinin karşılaştırılabilmesi için imzalı kopyanın yanı sıra imzasız özgün dosyayı da saklayın.
İmzaladıktan sonra PDF’yi düzenlemeyin. Koşullar değişirse yeni bir sürümü imzalayın.
Yalnızca kendi adınıza imzalayın ya da adına imzaladığınız kişinin veya şirketin açık yetkisiyle imzalayın.
Aracın ne için olduğunu bilin. “PDF İmzala”, bir belgeyi kendiniz imzalamanızı sağlar. Belgeleri imza için başkalarına göndermez veya onların imzalarını toplamaz; bu yüzden her taraf kendi kopyasını imzalayıp geri gönderir.

Sonuç

Bir PDF üzerindeki elektronik imza, Amerika Birleşik Devletleri’nde, Avrupa Birliği’nde, Birleşik Krallık’ta ve başka birçok yerde gündelik belgelerin çoğu için hukuken geçerlidir. Onu güvenilir kılan, etrafındaki kanıtlardır: açık bir imzalama niyeti, elektronik olarak imzalamaya onay, kişiyle bir bağlantı ve belgenin değişmediğini gösteren bir kayıt. Vasiyetnameler, mahkeme belgeleri, mülkler ve tanık, noter veya nitelikli imza gerektiren her şey için hukukun gerektirdiği yöntemi kullanın.

Bir belge imzalamanız mı gerekiyor? PDF İmzala aracını deneyin.

← Bloga dön