Как подписать PDF электронной подписью и имеет ли она юридическую силу

Вам присылают договор по почте и просят «подписать и отправить обратно». Можно распечатать его, подписать ручкой, отсканировать и отправить скан, а можно за минуту подписать PDF электронно. Очевидный вопрос — считается ли электронная версия. В большинстве стран и для большинства повседневных документов — да. Но есть реальные исключения, и доказательства вокруг подписи важны не меньше, чем сама подпись. В этом руководстве простыми словами объясняется, что говорит закон, чем электронная подпись отличается от цифровой и как подписать PDF так, чтобы потом вы могли за это поручиться.

Это общая информация, а не юридическая консультация. Если от конкретного документа многое зависит, проверьте правила, которые к нему применяются.

Электронные и цифровые подписи

Эти два термина часто используют так, будто они означают одно и то же. Это не так.

Электронная подпись — это любая электронная отметка или процедура, которую человек прикрепляет к документу с намерением его подписать. Набранное имя, изображение собственноручной подписи, подпись, нарисованная пальцем, и флажок «Я согласен» — всё это может быть электронной подписью.

Цифровая подпись на основе сертификата — это особый технический вид электронной подписи. Она использует цифровой сертификат, выданный удостоверяющим центром, часто после проверки личности, и криптографически запечатывает документ. Программы просмотра PDF могут её проверить и покажут сообщение вроде «Подписано, и все подписи действительны». Если документ потом изменят, программа покажет, что подпись больше не действительна.

В большинстве повседневных случаев используется первый вид. Второй нужен там, где его прямо требует закон, регулятор или другая сторона.

Что говорит закон, вкратце

США. Федеральный закон ESIGN и Единообразный закон об электронных сделках (UETA), принятый почти во всех штатах, устанавливают, что подписи нельзя отказать в юридической силе только потому, что она электронная.
Европейский союз. Регламент eIDAS признаёт три уровня электронных подписей: простую, усовершенствованную и квалифицированную. Простую электронную подпись нельзя отвергнуть как доказательство только потому, что она электронная. Только квалифицированная электронная подпись, созданная с квалифицированным сертификатом, автоматически имеет во всём ЕС ту же юридическую силу, что и собственноручная.
Великобритания. Электронные подписи принимаются для большинства документов. В 2019 году Комиссия по законодательству Англии и Уэльса подтвердила, что электронной подписью можно действительно подписать документ, если человек намерен его удостоверить, хотя для документов, оформляемых в особой форме, действуют дополнительные правила о свидетелях.
Другие страны. Во многих странах есть похожие законы, часто основанные на тех же принципах, но детали и исключения различаются.

Что делает электронную подпись надёжной

Быть юридически действительной в принципе — не то же самое, что быть легко доказуемой. Если подпись когда-нибудь оспорят, вопросы обычно такие:

Намерение. Хотел ли человек подписать документ, а не, скажем, просто пролистал экран?
Согласие на электронное подписание. В частности, в США стороны должны были договориться вести дела в электронной форме.
Принадлежность. Можно ли связать подпись с человеком? Набранное имя мало что говорит о том, кто его набрал, поэтому важны сопутствующие доказательства: адрес, с которого пришло письмо, предшествующая переписка и то, как документ был отправлен обратно.
Целостность. Это тот же документ, который был подписан, или его с тех пор изменили?
Записи. Могут ли все участники хранить и предъявить точную копию того, что было подписано?

Документы, которым обычно нужно больше

Некоторые документы нельзя подписать простой электронной подписью, или для них нужен свидетель, нотариус или квалифицированная подпись. Например, по закону ESIGN к исключениям относятся завещания, дополнения к завещаниям и завещательные трасты; усыновление, развод и другие вопросы семейного права; судебные приказы и официальные судебные документы; уведомления об отключении коммунальных услуг; уведомления об обращении взыскания на основное жильё или о выселении из него; расторжение договоров медицинского страхования или страхования жизни; уведомления об отзыве продукции; а также документы, которые должны сопровождать опасные материалы.

Сделки с недвижимостью часто проходят через нотариуса, и во многих странах есть собственные правила для документов, подаваемых в государственные органы. Кроме того, другая сторона может просто потребовать определённый способ: банк или государственный орган может принимать только свою систему подписания или собственноручную подпись чернилами. Если сомневаетесь, спросите у того, кто получит документ, что он принимает.

Как подписать PDF с помощью «Подписать PDF»

Наш инструмент «Подписать PDF» работает в вашем браузере. Ваш PDF, ваша подпись и необязательная страница-запись, описанная ниже, не загружаются на сервер. Вот как это работает:

Откройте PDF. Страницы сохраняют исходный размер, а текст на них по-прежнему можно выделять.
Введите своё имя, чтобы создать подпись, и выберите стиль почерка и цвет чернил.
Перетащите подпись на страницу. Можно также добавить дату в выбранном вами формате и изображение, например печать компании. PNG с прозрачным фоном остаётся прозрачным.
Отметьте флажок «Я подписываю этот документ в электронной форме намеренно и даю согласие на совершение сделок в электронной форме». Пока вы этого не сделаете, скачивание недоступно.
Решите, прикладывать ли страницу «Протокол подписания», и скачайте подписанный PDF.

Протокол подписания — это дополнительная последняя страница, на которой записаны сведения о подписании: номер документа, имя, размер и количество страниц файла, время подписания, что и на какой странице было размещено, текст согласия и время, когда вы его приняли, а также два отпечатка SHA-256. Один отпечаток относится к исходному файлу в том виде, в каком вы его открыли. Другой — к подписанному PDF в том виде, в каком он был создан, до добавления страницы протокола.

Отпечаток — это сводка байтов файла фиксированной длины: измените один байт, и отпечаток полностью изменится. Любой, у кого есть исходный файл, может сверить его с протоколом. В Windows команда certutil -hashfile contract.pdf SHA256 выводит отпечаток файла, а на Mac или в Linux то же делает shasum -a 256 contract.pdf. Совпадающий отпечаток показывает, что это тот самый описанный файл. Другой отпечаток показывает, что файл изменили. Отпечатки выявляют изменения, но не предотвращают их.

«Подписать PDF» не создаёт цифровую подпись на основе сертификата, не проверяет вашу личность и не записывает ваш IP-адрес или адрес электронной почты. Мы также не храним копию подписанного документа, поэтому не сможем предоставить её позже в качестве доказательства. Доказательство — это ваши собственные записи.

Привычки, которые делают подпись надёжнее

Отправляйте подписанный PDF со своего адреса электронной почты в ответ на письмо, в котором его запросили, и сохраняйте эту переписку. Она связывает подпись с вами.
Сохраняйте неподписанный оригинал вместе с подписанной копией, чтобы с ним можно было сверить отпечаток исходного файла.
Не редактируйте PDF после подписания. Если условия изменились, подпишите новую версию.
Подписывайте только от своего имени или с явными полномочиями от человека или компании, за которых вы подписываете.
Понимайте, для чего нужен инструмент. «Подписать PDF» позволяет подписать документ самому. Он не рассылает документы другим людям на подпись и не собирает их подписи, поэтому каждая сторона подписывает свой экземпляр и отправляет его обратно.

Заключение

Электронная подпись на PDF юридически действительна для большинства повседневных документов в США, Европейском союзе, Великобритании и многих других странах. Надёжной её делают доказательства вокруг неё: явное намерение подписать, согласие на электронное подписание, связь с человеком и запись, показывающая, что документ не менялся. Для завещаний, судебных документов, сделок с недвижимостью и всего, что требует свидетеля, нотариуса или квалифицированной подписи, используйте способ, которого требует закон.

Нужно подписать документ? Попробуйте «Подписать PDF».

← Назад в блог