Come firmare un PDF elettronicamente, e se la firma ha valore legale

Qualcuno ti invia via email un contratto e ti chiede di «firmarlo e rimandarlo». Potresti stamparlo, firmarlo a penna, scansionarlo e inviare la scansione, oppure potresti firmare il PDF elettronicamente in un minuto. La domanda ovvia è se la versione elettronica abbia valore. Nella maggior parte dei paesi e per la maggior parte dei documenti di tutti i giorni, sì. Ma ci sono eccezioni reali, e le prove che circondano una firma contano quanto la firma stessa. Questa guida spiega la legge in termini semplici, la differenza tra firma elettronica e firma digitale e come firmare un PDF in un modo che potrai sostenere anche in seguito.

Queste sono informazioni generali, non una consulenza legale. Se da un determinato documento dipende molto, verifica le regole che gli si applicano.

Firme elettroniche e firme digitali

I due termini vengono spesso usati come se significassero la stessa cosa. Non è così.

Una firma elettronica è qualsiasi segno o procedimento elettronico che una persona associa a un documento con l’intenzione di firmarlo. Un nome digitato, l’immagine di una firma autografa, una firma tracciata con un dito e una casella «Accetto» possono essere tutte firme elettroniche.

Una firma digitale basata su certificato è un particolare tipo tecnico di firma elettronica. Usa un certificato digitale rilasciato da un’autorità di certificazione, spesso dopo una verifica dell’identità, e sigilla il documento in modo crittografico. I lettori PDF possono verificarla e mostrano un messaggio come «firmato e tutte le firme sono valide». Se il documento viene modificato in seguito, il lettore mostra che la firma non è più valida.

La maggior parte delle firme di tutti i giorni usa il primo tipo. Il secondo serve quando una legge, un’autorità di regolamentazione o l’altra parte lo richiede espressamente.

Cosa dice la legge, in breve

Stati Uniti. La legge federale ESIGN e la legge uniforme sulle transazioni elettroniche (UETA), adottata da quasi tutti gli stati, stabiliscono che a una firma non possono essere negati effetti giuridici solo perché è elettronica.
Unione europea. Il regolamento eIDAS riconosce tre livelli: firma elettronica semplice, avanzata e qualificata. Una firma elettronica semplice non può essere respinta come prova solo perché è elettronica. Solo una firma elettronica qualificata, creata con un certificato qualificato, ha automaticamente lo stesso effetto giuridico di una firma autografa in tutta l’UE.
Regno Unito. Le firme elettroniche sono accettate per la maggior parte dei documenti. Nel 2019 la commissione giuridica di Inghilterra e Galles ha confermato che una firma elettronica può firmare validamente un documento quando la persona intende autenticarlo, anche se gli atti solenni hanno regole aggiuntive sui testimoni.
Altrove. Molti paesi hanno leggi simili, spesso basate sugli stessi principi, ma i dettagli e le eccezioni variano.

Cosa rende solida una firma elettronica

Essere legalmente valida in linea di principio non equivale a essere facile da dimostrare. Se una firma viene contestata, le domande di solito sono queste:

Intenzione. La persona voleva firmare, o ha semplicemente fatto clic per superare una schermata?
Consenso a firmare elettronicamente. Negli Stati Uniti in particolare, le parti devono aver accettato di concludere transazioni per via elettronica.
Attribuzione. La firma può essere collegata alla persona? Un nome digitato dice poco su chi l’ha digitato, quindi contano le prove che lo circondano: l’email da cui è arrivato, la conversazione precedente e il modo in cui è stato rimandato.
Integrità. Il documento è lo stesso che è stato firmato, o è stato modificato nel frattempo?
Registrazioni. Tutte le persone coinvolte possono conservare e produrre una copia fedele di ciò che è stato firmato?

Documenti che di solito richiedono di più

Alcuni documenti non possono essere firmati con una firma elettronica semplice, oppure richiedono un testimone, un notaio o una firma qualificata. Ai sensi della legge ESIGN, ad esempio, le eccezioni comprendono testamenti, codicilli e trust testamentari; adozioni, divorzi e altre questioni di diritto di famiglia; ordinanze e atti ufficiali dei tribunali; avvisi di interruzione delle forniture di servizi pubblici; avvisi di pignoramento o di sfratto relativi all’abitazione principale; disdette di assicurazioni sanitarie o sulla vita; avvisi di richiamo di prodotti; e documenti che devono accompagnare materiali pericolosi.

I trasferimenti di immobili passano spesso da un notaio, e molti paesi hanno regole proprie per i documenti depositati presso enti pubblici. Anche l’altra parte può semplicemente richiedere un metodo particolare: una banca o un’autorità può accettare solo il proprio sistema di firma o una firma autografa su carta. Nel dubbio, chiedi a chi riceverà il documento cosa accetta.

Firmare un PDF con Firma PDF

Il nostro strumento Firma PDF funziona nel tuo browser. Il tuo PDF, la tua firma e la pagina di riepilogo facoltativa descritta più avanti non vengono caricati da nessuna parte. Ecco come funziona:

Apri il PDF. Le pagine mantengono le dimensioni originali e il testo resta selezionabile.
Digita il tuo nome per creare una firma digitata, e scegli uno stile di scrittura a mano e il colore dell’inchiostro.
Trascina la firma sulla pagina. Puoi aggiungere anche una data, nel formato che scegli, e un’immagine come un timbro aziendale. Un PNG con sfondo trasparente resta trasparente.
Spunta la casella con la dichiarazione «Intendo firmare elettronicamente questo documento e accetto di concludere transazioni per via elettronica». Finché non lo fai, il pulsante Scarica resta disattivato.
Scegli se allegare la pagina «Riepilogo della firma», poi scarica il PDF firmato.

Il Riepilogo della firma è un’ultima pagina aggiuntiva che registra la firma: un riferimento del documento, il nome, le dimensioni e il numero di pagine del file, l’ora della firma, cosa è stato posizionato e su quale pagina, la dichiarazione di consenso e quando l’hai accettata, e due impronte digitali SHA-256. Una copre il file di origine così come lo hai aperto. L’altra copre il PDF firmato così come è stato prodotto, prima che venisse allegata la pagina di riepilogo.

Un’impronta digitale è un riepilogo di lunghezza fissa dei byte di un file: se cambia un solo byte, l’impronta cambia completamente. Chiunque abbia il file originale può confrontarlo con il riepilogo. Su Windows, il comando certutil -hashfile contratto.pdf SHA256 mostra l’impronta di un file, e su Mac o Linux shasum -a 256 contratto.pdf fa lo stesso. Un’impronta corrispondente dimostra che il file è quello descritto. Un’impronta diversa dimostra che è stato modificato. Le impronte rivelano le modifiche; non le impediscono.

Firma PDF non crea una firma digitale basata su certificato, non verifica chi sei e non registra il tuo indirizzo IP né il tuo indirizzo email. Inoltre non conserviamo alcuna copia del documento firmato, quindi non possiamo fornirne una in seguito come prova. Le prove sono le tue registrazioni.

Abitudini che rendono una firma più affidabile

Invia il PDF firmato dal tuo indirizzo email, in risposta al messaggio che lo richiedeva, e conserva quella conversazione. Collega la firma a te.
Conserva l’originale non firmato oltre alla copia firmata, così l’impronta del file di origine può essere confrontata con esso.
Non modificare il PDF dopo averlo firmato. Se le condizioni cambiano, firma una nuova versione.
Firma solo a tuo nome, o con l’autorizzazione chiara della persona o della società per cui firmi.
Sappi a cosa serve lo strumento. Firma PDF serve a firmare tu stesso un documento. Non invia documenti ad altre persone perché li firmino e non raccoglie le loro firme, quindi ogni parte firma la propria copia e la rimanda.

Conclusione

Una firma elettronica su un PDF è legalmente valida per la maggior parte dei documenti di tutti i giorni negli Stati Uniti, nell’Unione europea, nel Regno Unito e in molti altri paesi. Ciò che la rende affidabile sono le prove che la circondano: una chiara intenzione di firmare, il consenso a firmare elettronicamente, un collegamento con la persona e una registrazione che dimostra che il documento non è cambiato. Per testamenti, atti giudiziari, immobili e tutto ciò che richiede un testimone, un notaio o una firma qualificata, usa il metodo richiesto dalla legge.

Devi firmare un documento? Prova Firma PDF.

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