PDFに電子署名する方法と、その法的拘束力

誰かから契約書がメールで届き、「署名して返送してください」と頼まれたとします。印刷してペンで署名し、スキャンしてメールで送ることもできますし、1分でPDFに電子署名することもできます。当然気になるのは、電子的に署名したものが有効なのかどうかです。ほとんどの国で、ほとんどの日常的な文書については有効です。ただし、実際に例外があり、署名を取り巻く証拠は署名そのものと同じくらい重要です。このガイドでは、法律をわかりやすく説明し、電子署名とデジタル署名の違い、そして後から自信を持って説明できる方法でPDFに署名するやり方を紹介します。

これは一般的な情報であり、法的助言ではありません。特定の文書に多くがかかっている場合は、その文書に適用される規則を確認してください。

電子署名とデジタル署名

この2つの用語は、同じ意味であるかのように使われることがよくありますが、違います。

電子署名とは、署名する意思を持って人が文書に付ける、あらゆる電子的な印やプロセスのことです。入力した名前、手書きの署名の画像、指で描いた署名、「同意する」のチェックボックスは、どれも電子署名になりえます。

電子証明書を用いたデジタル署名は、電子署名の中でも特定の技術的な種類です。多くの場合は本人確認を経て認証局が発行した電子証明書を使い、文書を暗号技術で封印します。PDFリーダーはこれを検証でき、「署名済みで、すべての署名が有効です」といったメッセージを表示します。その後に文書が変更されると、リーダーは署名がもう有効ではないことを表示します。

日常的な署名のほとんどは前者です。後者は、法律、規制当局、または相手方が特に求める場合に必要になります。

法律の定めの概要

米国：連邦法であるESIGN法と、ほぼすべての州が採用している統一電子取引法（UETA）は、電子的であることだけを理由に署名の法的効力を否定してはならないと定めています。
欧州連合：eIDAS規則は、単純電子署名、高度電子署名、適格電子署名の3つのレベルを認めています。単純電子署名は、電子的であることだけを理由に証拠として退けられることはありません。EU全体で自動的に手書きの署名と同じ法的効力を持つのは、適格電子証明書で作成された適格電子署名だけです。
英国：ほとんどの文書で電子署名が認められています。英国の法律委員会は2019年に、本人が文書を認証する意思を持っている場合、電子署名で文書に有効に署名できることを確認しました。ただし、捺印証書には立会人に関する追加の規則があります。
その他の地域：多くの国に、同じ原則に基づくことの多い同様の法律がありますが、細部や例外は異なります。

電子署名が通用するための条件

原則として法的に有効であることと、それを証明しやすいことは別の問題です。署名をめぐって争いになった場合、問われるのはたいてい次の点です。

意思：その人は、たとえば画面を読み飛ばしてクリックしたのではなく、署名するつもりだったか。
電子的な署名への同意：特に米国では、当事者が電子的に取引を行うことに合意している必要があります。
帰属：署名をその人に結び付けられるか。入力された名前だけでは、誰が入力したかはほとんど証明できないため、周辺の証拠が重要です。送信元のメールアドレス、それまでのやり取り、返送された方法などです。
完全性：その文書は署名されたものと同じか、それとも後から変更されたか。
記録：関係者全員が、署名されたものの正確な写しを保管し、提出できるか。

通常それ以上のものが必要な文書

一部の文書は、単純電子署名では署名できないか、立会人、公証人、適格署名が必要です。たとえばESIGN法では、遺言書、遺言補足書、遺言信託、養子縁組、離婚その他の家族法上の事項、裁判所の命令や公式の裁判書類、公共サービスの停止通知、主たる住居の差押えや立ち退きの通知、健康保険や生命保険の解約、製品のリコール通知、危険物に添付しなければならない書類などが例外とされています。

不動産の移転は公証人を通すことが多く、多くの国では官公庁に提出する書類について独自の規則があります。また、相手方が特定の方法を求めることもあります。銀行や当局は、自身の署名システムや手書きの署名しか受け付けないことがあります。迷ったときは、文書を受け取る人に、何なら受け付けるかを尋ねましょう。

「PDFに署名」でPDFに署名する

当サイトの「PDFに署名」ツールは、ブラウザー内で動作します。PDF、署名、そして下で説明する任意の記録ページはアップロードされません。使い方は次のとおりです。

PDFを開きます。ページは元のサイズのまま、テキストも選択できる状態で残ります。
名前を入力して署名を作成し、手書き風の書体とインクの色を選びます。
署名をページにドラッグします。選んだ形式の日付や、社印などの画像も追加できます。背景が透明なPNGは、透明のまま配置されます。
「私はこの文書に電子的に署名する意思があり、電子的な方法で取引を行うことに同意します。」のチェックボックスにチェックを入れます。チェックを入れるまで、ダウンロードはできません。
「署名記録」ページを添付するかどうかを選び、署名済みのPDFをダウンロードします。

「署名記録」は、署名の内容を記録する追加の最終ページです。文書参照番号、ファイルの名前・サイズ・ページ数、署名の日時、どのページに何を配置したか、同意の文言とそれに同意した日時、そして2つのSHA-256フィンガープリントが記録されます。1つのフィンガープリントは、開いたときのままの元のファイルが対象です。もう1つは、記録ページを添付する前の、作成されたままの署名済みPDFが対象です。

フィンガープリントとは、ファイルのデータを一定の長さに要約したもので、1バイトでも変わるとまったく別のものになります。元のファイルを持っている人は誰でも、それを記録と照らし合わせて確認できます。Windowsではcertutil -hashfile contract.pdf SHA256というコマンドでファイルのフィンガープリントを表示でき、MacやLinuxではshasum -a 256 contract.pdfで同じことができます。フィンガープリントが一致すれば、そのファイルが記録に記載されたものであることがわかります。一致しなければ、変更されていることがわかります。フィンガープリントは変更を明らかにするものであり、変更を防ぐものではありません。

「PDFに署名」は、電子証明書を用いたデジタル署名を作成せず、利用者の身元を確認せず、IPアドレスやメールアドレスも記録しません。また、当サイトは署名済みの文書の写しを保管しないため、後から証拠として提供することはできません。ご自身の記録が証拠になります。

署名を信頼されやすくする習慣

署名済みのPDFは、自分のメールアドレスから送りましょう。署名を依頼してきたメッセージに返信する形で送り、そのやり取りを保存しておきます。それが、署名をご自身に結び付ける証拠になります。
署名済みの写しだけでなく、署名前の元のファイルも保管しましょう。そうすれば、元のファイルのフィンガープリントと照らし合わせて確認できます。
署名した後はPDFを編集しないでください。条件が変わったら、新しい版に署名しましょう。
署名は自分の名前で行いましょう。または、代わりに署名する人や会社から明確な権限を得てから署名してください。
ツールの用途を知っておきましょう。「PDFに署名」は、自分で文書に署名するためのツールです。ほかの人に文書を送って署名を依頼したり、署名を集めたりする機能はないため、当事者はそれぞれ自分の写しに署名して返送します。

まとめ

PDFへの電子署名は、米国、欧州連合、英国をはじめ多くの地域で、ほとんどの日常的な文書について法的に有効です。それを信頼できるものにするのは、署名を取り巻く証拠です。署名する明確な意思、電子的な署名への同意、本人との結び付き、そして文書が変更されていないことを示す記録です。遺言書、裁判書類、不動産、そして立会人、公証人、適格署名が必要なものについては、法律が求める方法を使いましょう。

文書に署名する必要がありますか？「PDFに署名」をお試しください。

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