PDF에 전자 서명하는 방법과 법적 효력

누군가 계약서를 이메일로 보내며 "서명해서 다시 보내 달라"고 합니다. 인쇄해서 펜으로 서명하고 스캔해 이메일로 보낼 수도 있고, 1분 만에 PDF에 전자 서명할 수도 있습니다. 자연스럽게 드는 의문은 전자 서명도 효력이 있느냐는 것입니다. 대부분의 나라에서, 대부분의 일상적인 문서라면 효력이 있습니다. 하지만 분명한 예외가 있고, 서명을 둘러싼 증거도 서명 자체만큼 중요합니다. 이 가이드에서는 관련 법률을 쉬운 말로 설명하고, 전자 서명과 디지털 서명의 차이, 그리고 나중에도 떳떳할 수 있도록 PDF에 서명하는 방법을 알려 드립니다.

이 글은 일반적인 정보이며 법률 자문이 아닙니다. 특정 문서에 걸린 것이 많다면 그 문서에 적용되는 규정을 확인하세요.

전자 서명과 디지털 서명

두 용어는 흔히 같은 뜻처럼 쓰이지만, 같은 것이 아닙니다.

전자 서명은 서명할 의사를 가지고 문서에 첨부하는 모든 전자적 표시나 절차를 말합니다. 입력한 이름, 손으로 쓴 서명의 이미지, 손가락으로 그린 서명, "동의합니다" 체크 상자 모두 전자 서명이 될 수 있습니다.

인증서 기반 디지털 서명은 전자 서명 중에서도 특정한 기술적 방식입니다. 인증 기관이 흔히 신원 확인을 거쳐 발급하는 디지털 인증서를 사용해 문서를 암호학적으로 봉인합니다. PDF 뷰어가 이를 검증할 수 있으며 "서명되었으며 모든 서명이 유효함" 같은 메시지를 보여 줍니다. 이후 문서가 바뀌면 뷰어는 서명이 더 이상 유효하지 않다고 표시합니다.

일상적인 서명은 대부분 첫 번째 방식을 씁니다. 두 번째 방식은 법률, 규제 기관, 또는 상대방이 특별히 요구할 때 필요합니다.

법률의 내용 요약

미국. 연방 ESIGN 법과 거의 모든 주가 채택한 통일 전자 거래법(UETA)은 서명이 전자적이라는 이유만으로 법적 효력을 부정할 수 없다고 규정합니다.
유럽연합. eIDAS 규정은 단순·고급·적격 전자 서명의 세 단계를 인정합니다. 단순 전자 서명은 전자적이라는 이유만으로 증거에서 배제될 수 없습니다. 적격 인증서로 만든 적격 전자 서명만이 EU 전역에서 자필 서명과 같은 법적 효력을 자동으로 가집니다.
영국. 대부분의 문서에 전자 서명이 인정됩니다. 법률위원회는 2019년, 서명자가 문서를 인증할 의사가 있다면 전자 서명으로 유효하게 서명할 수 있다고 확인했습니다. 다만 날인 증서에는 증인에 관한 추가 규정이 있습니다.
그 밖의 지역. 많은 나라에 비슷한 법률이 있으며 같은 원칙을 본뜬 경우가 많지만, 세부 사항과 예외는 다릅니다.

전자 서명을 든든하게 만드는 것

원칙적으로 법적 효력이 있다는 것과 쉽게 입증할 수 있다는 것은 다릅니다. 서명에 대해 다툼이 생기면 보통 다음과 같은 점을 따집니다.

의사. 그 사람이 서명할 의도였나요? 예를 들어 화면을 그냥 넘기려고 클릭한 것은 아닌가요?
전자 서명에 대한 동의. 특히 미국에서는 당사자들이 전자적 방식으로 거래하는 데 동의했어야 합니다.
귀속. 서명을 그 사람과 연결할 수 있나요? 입력한 이름만으로는 누가 입력했는지 거의 증명할 수 없으므로, 서명이 온 이메일, 그 전에 오간 대화, 돌려보낸 방식 같은 주변 증거가 중요합니다.
무결성. 서명한 문서와 같은 문서인가요, 아니면 그 뒤에 바뀌었나요?
기록. 관련된 모든 사람이 서명한 내용의 정확한 사본을 보관하고 제시할 수 있나요?

대개 그 이상이 필요한 문서

어떤 문서는 단순 전자 서명으로 서명할 수 없거나, 증인, 공증인, 적격 서명이 필요합니다. 예를 들어 ESIGN 법의 예외에는 유언장, 유언 보충서, 유언 신탁, 입양·이혼 등 가족법 관련 문서, 법원 명령과 공식 법원 문서, 공공요금 서비스 중단 통지, 주거용 주택의 압류 또는 퇴거 통지, 건강 보험이나 생명 보험의 해지, 제품 리콜 통지, 위험 물질에 반드시 첨부해야 하는 문서가 포함됩니다.

부동산 이전은 공증을 거치는 경우가 많고, 많은 나라에는 정부 기관에 제출하는 문서에 관한 자체 규정이 있습니다. 상대방이 특정 방식을 요구할 수도 있습니다. 은행이나 관공서는 자체 서명 시스템이나 직접 손으로 한 서명만 받을 수도 있습니다. 확실하지 않다면 문서를 받을 사람에게 어떤 방식을 받는지 물어보세요.

PDF 서명으로 PDF에 서명하기

PDF 서명 도구는 브라우저에서 실행됩니다. PDF, 서명, 그리고 아래에서 설명할 선택 사항인 기록 페이지는 업로드되지 않습니다. 사용 방법은 다음과 같습니다.

PDF를 엽니다. 페이지는 원래 크기를 유지하고 텍스트도 계속 선택할 수 있습니다.
이름을 입력해 서명을 만들고, 필체 스타일과 잉크 색을 고릅니다.
서명을 페이지로 끌어다 놓습니다. 원하는 형식의 날짜와 회사 도장 같은 이미지도 넣을 수 있습니다. 배경이 투명한 PNG는 투명한 상태 그대로 유지됩니다.
"본인은 이 문서에 전자적으로 서명할 의사가 있으며, 전자적 방식으로 거래하는 데 동의합니다."라는 상자에 체크합니다. 체크하기 전에는 다운로드가 비활성화되어 있습니다.
서명 기록 페이지를 첨부할지 고른 다음, 서명된 PDF를 다운로드합니다.

서명 기록은 서명 과정을 기록한 마지막 추가 페이지입니다. 문서 참조 번호, 파일 이름·크기·페이지 수, 서명 시각, 어느 페이지에 무엇을 넣었는지, 동의 문구와 동의한 시각, 그리고 두 개의 SHA-256 지문이 기록됩니다. 하나는 연 그대로의 원본 파일에 해당하고, 다른 하나는 기록 페이지를 붙이기 전, 만들어진 그대로의 서명된 PDF에 해당합니다.

지문은 파일의 바이트를 일정한 길이로 요약한 값으로, 바이트 하나만 바뀌어도 지문이 완전히 달라집니다. 원본 파일을 가진 사람은 누구나 서명 기록과 대조해 볼 수 있습니다. Windows에서는 certutil -hashfile contract.pdf SHA256 명령으로, Mac이나 Linux에서는 shasum -a 256 contract.pdf 명령으로 파일의 지문을 확인할 수 있습니다. 지문이 일치하면 기록된 그 파일이라는 뜻이고, 다르면 파일이 바뀌었다는 뜻입니다. 지문은 변경을 드러낼 뿐, 막지는 못합니다.

PDF 서명은 인증서 기반 디지털 서명을 만들지 않고, 서명자의 신원을 확인하지 않으며, IP 주소나 이메일 주소를 기록하지 않습니다. 저희는 서명된 문서의 사본도 보관하지 않으므로 나중에 증거로 제공해 드릴 수 없습니다. 증거는 직접 보관하신 기록입니다.

서명을 더 믿을 만하게 만드는 습관

서명된 PDF는 본인의 이메일 주소로 보내세요. 서명을 요청한 메시지에 답장하는 방식으로 보내고 그 대화를 보관하세요. 서명이 본인과 연결됩니다.
서명된 사본뿐 아니라 서명하지 않은 원본도 보관하세요. 원본 지문을 대조해 볼 수 있습니다.
서명한 뒤에는 PDF를 편집하지 마세요. 조건이 바뀌면 새 버전에 서명하세요.
본인 이름으로만 서명하세요. 또는 대신 서명하는 사람이나 회사의 명확한 권한을 받은 경우에만 서명하세요.
도구의 용도를 알아 두세요. PDF 서명은 본인이 직접 문서에 서명하는 도구입니다. 다른 사람에게 서명을 요청하거나 서명을 모으는 기능은 없으므로, 각 당사자가 자기 사본에 서명해서 돌려보내야 합니다.

마치며

PDF에 한 전자 서명은 미국, 유럽연합, 영국을 비롯한 많은 곳에서 대부분의 일상적인 문서에 법적 효력이 있습니다. 서명을 믿을 수 있게 만드는 것은 그 주변의 증거입니다. 서명하려는 분명한 의사, 전자 서명에 대한 동의, 서명자와의 연결, 그리고 문서가 바뀌지 않았음을 보여 주는 기록입니다. 유언장, 법원 문서, 부동산, 그리고 증인·공증인·적격 서명이 필요한 문서에는 법이 요구하는 방식을 따르세요.

문서에 서명해야 하나요? PDF 서명을 사용해 보세요.

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