Så översätter du ett Word-dokument och behåller formateringen

Det snabba sättet att översätta ett dokument är att kopiera texten till en översättningswebbplats och klistra tillbaka resultatet. Översättningen kan vara bra, men dokumentet är det inte. Fetstilta ord förlorar sin fetstil, länkar slutar fungera, tabeller faller ihop och sidhuvuden och sidfötter blir kvar på originalspråket. Att översätta orden är den lätta delen. Att sätta tillbaka dem så att dokumentet fortfarande ser ut som sig självt är den svåra. Den här guiden förklarar varför formatering går sönder, hur en översättare som hanterar formatering behåller den och vad du fortfarande behöver kontrollera själv.

Varför formatering går sönder vid översättning

Ett Word-dokument lagrar text i så kallade körningar. En körning är en textsträcka med samma formatering, så en mening med ett fetstilt ord och en länk delas upp i flera körningar: den vanliga texten före det fetstilta ordet, själva det fetstilta ordet, mer vanlig text, länken och så vidare.

Översättning ändrar ordföljden. På engelska skriver man ”the red car”; på franska blir det ”la voiture rouge”, med färgen efter substantivet. Om ”red” var fetstilt måste fetstilen följa med till en annan plats i meningen. En översättning med kopiera och klistra in kastar bort körningarna helt, så formateringen försvinner helt enkelt. Att översätta körning för körning är ännu sämre: varje fragment översätts utan resten av sin mening, så grammatik och betydelse faller sönder.

Stycken innehåller också sådant som inte är text alls: tabbstopp, radbrytningar, bilder som ligger i raden, fotnotsnummer, sidnummerfält. Alla måste hamna på rätt plats i en mening vars ord har flyttats.

Hur en översättare som hanterar formatering behåller layouten

Den metod som fungerar är att översätta hela stycken och samtidigt markera var varje formateringsdel börjar och slutar. Vårt verktyg Översätt dokument gör så här:

Varje stycke skickas som en enhet, så att meningen översätts med grammatiken intakt.
Formateringen markeras med taggar runt de ord den gäller: en fetstilt fras, en länk, ett byte av typsnitt eller färg. Översättningsmotorn placerar varje tagg runt de översatta orden, var de än hamnar, och dokumentets körningar byggs upp igen utifrån var taggarna landade.
Objekt blir platshållare. Tabbar, radbrytningar, bilder, fotnotsreferenser och fält förs igenom som markörer och sätts tillbaka exakt där översättningen lämnar dem, så att inget av dem kan försvinna.
Viss text skyddas. Webbadresser, e-postadresser, siffror, belopp, koder och datum skrivna med siffror behålls exakt som de är skrivna. Ett datum som skrivs ut med ord, till exempel ”5 mars 2026”, översätts i sin helhet, så att det läses naturligt på det nya språket.
Sammanhanget följer med texten. Korta textbitar som tabellrubriker översätts med den omgivande texten bredvid sig, så att ett ord som ”Bank” eller ”Close” tolkas i den betydelse som dokumentet använder.

Vad som ändå ändras, och varför

Även när varje körning hamnar på rätt plats är ett översatt dokument inte identiskt med originalet:

Längd. Översättningar blir ofta längre än källtexten. Tyska och franska tar till exempel oftast mer plats än engelska. Textrutor flödar över, tabellceller bryts till extra rader och sidbrytningar flyttas.
Typsnitt. Ett typsnitt som är gjort för latinska bokstäver kanske saknar tecken för arabiska, kinesiska eller thailändska. Word ersätter det då med ett annat typsnitt, vilket kan ändra avstånd och radbrytningar.
Riktning och skiljetecken. Språk som skrivs från höger till vänster, som arabiska och hebreiska, och språk med egna regler för skiljetecken förtjänar en noggrann granskning av justering och skiljetecken.
Det som inte översätts. Text som är en del av en bild, texten i diagram och kommentarer översätts inte. En skannad PDF har ingen text alls, bara bilder av den, så Översätt dokument avvisar skanningar.

Översätt med Översätt dokument

Verktyget Översätt dokument är till för kontoinnehavare. Det tar emot DOCX-, DOC- och PDF-filer på upp till 64 MB, med upp till 100 000 tecken text, översätter till fler än 100 språk, och varje konto kan översätta upp till 100 000 tecken per dag. Du ser hur mycket text dokumentet innehåller innan något översätts.

Välj vilket format du vill få tillbaka, ett Word-dokument eller en PDF, direkt efter uppladdningen. Valet är låst för den uppladdningen; om du vill ha det andra formatet laddar du upp filen igen.
Välj språken, och för språk som gör skillnad på dem, ett formellt eller informellt tilltal.
Granska sida vid sida. Varje segment visas bredvid sitt original, och de översatta sidorna visas som de kommer att se ut. Allt som inte längre får plats, till exempel text som blir längre än originalet, som inte ryms i sin ruta eller som krockar med något annat, markeras så att du kan rätta det.
Redigera medan du går. Klicka på en rad på en sida för att redigera den, dra text för att flytta den, använd sök och ersätt, eller välj Använd originalet för att behålla ett namn eller en term exakt som i källtexten.
Ladda ned det översatta dokumentet. Ett tvåspråkigt Word-dokument och en version med ren text finns också.

Innan du laddar upp bör du veta vart texten tar vägen. Filen bearbetas på våra servrar och raderas automatiskt ungefär fem minuter efter att du har stängt sidan. En PDF- eller .doc-fil skickas också till en leverantör av dokumentkonvertering för att förberedas för översättning, och den leverantören uppger att den raderar filen inom tre timmar. Dokumentets text, inte filen, skickas till en leverantör av maskinöversättning, som kan spara texten och använda den för egna syften, till exempel för att förbättra sina tjänster. Om ett dokument är konfidentiellt, eller om du inte får dela det med en tredje part, ska du inte översätta det på det här sättet. Dina ändringar sparas inte heller, så ladda ned resultatet innan du stänger sidan.

Förbered ett dokument för ett renare resultat

Några vanor i originalet gör stor skillnad för översättningen:

Använd Words formatmallar för rubriker och brödtext, och styckeavstånd i stället för tomma rader, så att texten kan växa utan att skjuta allt ur position.
Använd tabeller för kolumner, inte rader av mellanslag eller tabbar, som glider isär när ordens längd ändras.
Lämna utrymme i textrutor, etiketter och smala tabellkolumner för längre text.
Behåll text som text. Bildtexter eller etiketter som är inbakade i en bild förblir på originalspråket.
Gör klart redigeringen först. Godkänn eller avvisa spårade ändringar så att det finns en version av varje mening att översätta.

Om allt du har är en skanning kan du först konvertera den med PDF till Word, kontrollera den igenkända texten och sedan översätta Word-filen.

Maskinöversättning är ett utkast

Maskinöversättning är snabb och ofta mycket bra, men den kan översätta namn, siffror, facktermer och negationer fel, och den kan träffa fel ton. Den är inte en auktoriserad översättning. För juridisk, medicinsk, finansiell eller officiell användning bör en kvalificerad översättare granska den. För allt annat bör du läsa igenom översättningen innan du skickar den, kontrollera varje siffra och namn och om möjligt be någon med språket som modersmål läsa de delar som är viktigast.

Slutsats

Formateringen överlever översättningen när översättaren arbetar med hela stycken och vet var varje fetstilt ord, länk och bild hör hemma. Räkna med att texten växer, ge den utrymme och kontrollera typsnitt, tabeller och allt som finns inuti bilder. Granska sedan själva översättningen, eftersom ett perfekt formaterat dokument med en felaktig siffra fortfarande är fel.

Har du ett dokument att översätta? Prova Översätt dokument.

← Tillbaka till bloggen