Ein Word-Dokument übersetzen und die Formatierung behalten

Der schnelle Weg, ein Dokument zu übersetzen, ist, den Text in eine Übersetzungswebsite zu kopieren und das Ergebnis wieder einzufügen. Die Übersetzung mag gut sein, das Dokument ist es nicht. Fette Wörter verlieren ihre Fettung, Links funktionieren nicht mehr, Tabellen fallen in sich zusammen, und Kopf- und Fußzeilen bleiben in der Originalsprache. Die Wörter zu übersetzen ist der leichte Teil. Sie so zurückzusetzen, dass das Dokument noch wie es selbst aussieht, ist der schwierige. Dieser Ratgeber erklärt, warum Formatierung kaputtgeht, wie ein formatierungsbewusster Übersetzer sie erhält und was Sie trotzdem selbst prüfen müssen.

Warum Formatierung beim Übersetzen kaputtgeht

Ein Word-Dokument speichert Text in sogenannten Runs. Ein Run ist ein Textabschnitt mit einheitlicher Formatierung, daher wird ein Satz mit einem fetten Wort und einem Link in mehrere Runs zerlegt: den normalen Text vor dem fetten Wort, das fette Wort selbst, weiteren normalen Text, den Link und so weiter.

Übersetzung verändert die Wortstellung. Im Englischen schreibt man „the red car“, im Französischen „la voiture rouge“, mit der Farbe nach dem Substantiv. War „red“ fett, muss die Fettung mitwandern, an eine andere Stelle im Satz. Eine Übersetzung per Kopieren und Einfügen wirft die Runs komplett weg, und die Formatierung ist einfach verschwunden. Run für Run zu übersetzen ist noch schlimmer: Jedes Bruchstück wird ohne den Rest seines Satzes übersetzt, sodass Grammatik und Bedeutung zerfallen.

Absätze enthalten außerdem Dinge, die gar kein Text sind: Tabstopps, Zeilenumbrüche, Bilder in der Zeile, Fußnotennummern, Seitenzahlfelder. Sie alle müssen an der richtigen Stelle eines Satzes landen, dessen Wörter sich verschoben haben.

Wie ein formatierungsbewusster Übersetzer das Layout erhält

Was funktioniert, ist, ganze Absätze zu übersetzen und dabei zu markieren, wo jede Formatierung beginnt und endet. Unser Tool Dokument übersetzen geht so vor:

Jeder Absatz wird als Einheit gesendet, sodass der Satz mit intakter Grammatik übersetzt wird.
Formatierung wird mit Tags markiert, die die betroffenen Wörter umschließen: eine fette Wendung, einen Link, einen Wechsel von Schriftart oder Farbe. Die Übersetzungs-Engine setzt jedes Tag um die übersetzten Wörter, wo auch immer sie landen, und die Runs des Dokuments werden danach neu aufgebaut, wo die Tags gelandet sind.
Objekte werden zu Platzhaltern. Tabstopps, Zeilenumbrüche, Bilder, Fußnotenverweise und Felder werden als Markierungen mitgeführt und genau dort wieder eingesetzt, wo die Übersetzung sie lässt, sodass keines davon verloren gehen kann.
Mancher Text ist geschützt. Webadressen, E-Mail-Adressen, Zahlen, Beträge, Codes und in Ziffern geschriebene Datumsangaben bleiben genau, wie sie sind. Ein ausgeschriebenes Datum wie „5. März 2026“ wird als Ganzes übersetzt, damit es in der neuen Sprache natürlich klingt.
Der Kontext reist mit dem Text. Kurze Stücke wie Tabellenüberschriften werden zusammen mit dem umgebenden Text übersetzt, sodass ein Wort wie „Bank“ oder „Close“ in dem Sinn verstanden wird, in dem das Dokument es verwendet.

Was sich trotzdem ändert, und warum

Selbst wenn jeder Run an der richtigen Stelle steht, ist ein übersetztes Dokument nicht identisch mit dem Original:

Länge. Übersetzungen sind oft länger als der Ausgangstext. Deutsch und Französisch etwa brauchen meist mehr Platz als Englisch. Textfelder laufen über, Tabellenzellen brechen in zusätzliche Zeilen um, und Seitenumbrüche verschieben sich.
Schriftarten. Einer Schriftart für lateinische Buchstaben fehlen womöglich die Zeichen für Arabisch, Chinesisch oder Thailändisch. Word ersetzt sie dann durch eine andere Schriftart, was Abstände und Zeilenumbrüche verändern kann.
Schreibrichtung und Zeichensetzung. Sprachen, die von rechts nach links geschrieben werden, wie Arabisch und Hebräisch, und Sprachen mit eigenen Zeichensetzungsregeln verdienen einen genauen Blick auf Ausrichtung und Satzzeichen.
Was nicht übersetzt wird. Text, der Teil eines Bildes ist, Text in Diagrammen und Kommentare werden nicht übersetzt. Ein gescanntes PDF enthält gar keinen Text, nur Bilder davon, daher weist Dokument übersetzen Scans ab.

Übersetzen mit Dokument übersetzen

Dokument übersetzen ist Kontoinhabern vorbehalten. Das Tool nimmt DOCX-, DOC- und PDF-Dateien bis 64 MB mit bis zu 100.000 Zeichen Text an, übersetzt in mehr als 100 Sprachen, und jedes Konto kann bis zu 100.000 Zeichen pro Tag übersetzen. Sie sehen, wie viel Text das Dokument enthält, bevor irgendetwas übersetzt wird.

Wählen Sie das Format, das Sie zurückhaben möchten, ein Word-Dokument oder ein PDF, direkt nach dem Hochladen. Die Wahl steht für diesen Upload fest; für das andere Format laden Sie die Datei erneut hoch.
Wählen Sie die Sprachen und, bei Sprachen, die das unterscheiden, eine förmliche oder informelle Anrede.
Prüfen Sie nebeneinander. Jedes Segment erscheint neben seinem Original, und die übersetzten Seiten werden so gezeigt, wie sie aussehen werden. Alles, was nicht mehr passt – etwa Text, der länger als das Original ist, von seinem Feld abgeschnitten wird oder in etwas anderes hineinläuft –, wird Ihnen zum Korrigieren angezeigt.
Bearbeiten Sie direkt. Klicken Sie auf eine Zeile einer Seite, um sie zu bearbeiten, ziehen Sie Text, um ihn zu verschieben, nutzen Sie Suchen und Ersetzen, oder wählen Sie Original übernehmen, um einen Namen oder Begriff genau wie im Ausgangstext zu behalten.
Laden Sie das übersetzte Dokument herunter. Ein zweisprachiges Word-Dokument und eine Fassung als reiner Text stehen ebenfalls bereit.

Wissen Sie vor dem Hochladen, wohin der Text geht. Die Datei wird auf unseren Servern verarbeitet und etwa fünf Minuten nach dem Schließen der Seite automatisch gelöscht. Eine PDF- oder .doc-Datei wird außerdem an einen Dienstleister für Dokumentkonvertierung gesendet, um sie für die Übersetzung vorzubereiten, und dieser gibt an, sie innerhalb von drei Stunden zu löschen. Der Text des Dokuments, nicht die Datei, wird an einen Anbieter maschineller Übersetzung gesendet, der den Text speichern und für eigene Zwecke nutzen kann, etwa zur Verbesserung seiner Dienste. Ist ein Dokument vertraulich oder dürfen Sie es nicht an Dritte weitergeben, übersetzen Sie es nicht auf diesem Weg. Ihre Änderungen werden ebenfalls nicht gespeichert, laden Sie das Ergebnis also herunter, bevor Sie die Seite schließen.

Ein Dokument für ein saubereres Ergebnis vorbereiten

Ein paar Gewohnheiten im Original machen bei der Übersetzung viel aus:

Verwenden Sie die Formatvorlagen von Word für Überschriften und Fließtext und Absatzabstände statt leerer Zeilen, damit Text wachsen kann, ohne alles zu verschieben.
Verwenden Sie Tabellen für Spalten, nicht Reihen von Leerzeichen oder Tabstopps, die auseinanderdriften, wenn sich die Wortlängen ändern.
Lassen Sie Platz in Textfeldern, Beschriftungen und schmalen Tabellenspalten für längeren Text.
Belassen Sie Text als Text. Bildunterschriften oder Beschriftungen, die in ein Bild eingebettet sind, bleiben in der Originalsprache.
Schließen Sie die Bearbeitung zuerst ab. Nehmen Sie nachverfolgte Änderungen an oder lehnen Sie sie ab, damit es von jedem Satz nur eine Fassung zu übersetzen gibt.

Haben Sie nur einen Scan, wandeln Sie ihn zuerst mit PDF in Word um, prüfen Sie den erkannten Text und übersetzen Sie dann die Word-Datei.

Maschinelle Übersetzung ist ein Entwurf

Maschinelle Übersetzung ist schnell und oft sehr gut, kann aber Namen, Zahlen, Fachbegriffe und Verneinungen falsch übersetzen und den Ton verfehlen. Sie ist keine beglaubigte Übersetzung. Für rechtliche, medizinische, finanzielle oder amtliche Zwecke lassen Sie sie von einer qualifizierten Übersetzerin oder einem qualifizierten Übersetzer prüfen. Für alles andere lesen Sie die Übersetzung durch, bevor Sie sie verschicken, prüfen Sie jede Zahl und jeden Namen und bitten Sie, wenn möglich, eine Person mit dieser Muttersprache, die wichtigsten Teile zu lesen.

Fazit

Formatierung übersteht eine Übersetzung, wenn der Übersetzer mit ganzen Absätzen arbeitet und weiß, wohin jedes fette Wort, jeder Link und jedes Bild gehört. Rechnen Sie damit, dass Text wächst, geben Sie ihm Platz und prüfen Sie Schriftarten, Tabellen und alles in Bildern. Prüfen Sie dann die Übersetzung selbst, denn ein perfekt formatiertes Dokument mit einer falschen Zahl darin ist trotzdem falsch.

Haben Sie ein Dokument zu übersetzen? Probieren Sie Dokument übersetzen.

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