फ़ॉर्मैटिंग बचाए रखते हुए Word दस्तावेज़ का अनुवाद कैसे करें

किसी दस्तावेज़ का अनुवाद करने का फटाफट तरीका है टेक्स्ट को किसी अनुवाद वेबसाइट में कॉपी करना और नतीजा वापस पेस्ट कर देना। अनुवाद ठीक हो सकता है, लेकिन दस्तावेज़ ठीक नहीं रहता। बोल्ड शब्दों का बोल्ड हट जाता है, लिंक काम करना बंद कर देते हैं, टेबल बिखर जाती हैं, और हेडर और फ़ुटर मूल भाषा में ही रह जाते हैं। शब्दों का अनुवाद आसान हिस्सा है। उन्हें इस तरह वापस रखना कि दस्तावेज़ अब भी पहले जैसा दिखे, मुश्किल हिस्सा है। यह गाइड बताती है कि फ़ॉर्मैटिंग क्यों टूटती है, फ़ॉर्मैटिंग का ध्यान रखने वाला अनुवादक उसे कैसे बचाता है, और आपको अब भी खुद क्या जाँचना है।

अनुवाद में फ़ॉर्मैटिंग क्यों टूटती है

Word दस्तावेज़ टेक्स्ट को रन में रखता है। रन टेक्स्ट का वह टुकड़ा है जिसकी फ़ॉर्मैटिंग एक जैसी हो, इसलिए एक बोल्ड शब्द और एक लिंक वाला वाक्य कई रन में बँटा होता है: बोल्ड शब्द से पहले का सादा टेक्स्ट, खुद बोल्ड शब्द, फिर सादा टेक्स्ट, फिर लिंक, और इसी तरह आगे।

अनुवाद शब्दों का क्रम बदल देता है। अंग्रेज़ी में आप "the red car" लिखते हैं; फ़्रेंच में यह "la voiture rouge" है, जिसमें रंग संज्ञा के बाद आता है। अगर "red" बोल्ड था, तो बोल्ड को भी उसके साथ, वाक्य में किसी दूसरी जगह, जाना होगा। कॉपी-पेस्ट वाला अनुवाद रन को पूरी तरह फेंक देता है, इसलिए फ़ॉर्मैटिंग बस गायब हो जाती है। रन-दर-रन अनुवाद करना और बुरा है: हर टुकड़े का अनुवाद उसके वाक्य के बाकी हिस्से के बिना होता है, इसलिए व्याकरण और अर्थ बिखर जाते हैं।

पैराग्राफ़ों में ऐसी चीज़ें भी होती हैं जो टेक्स्ट होती ही नहीं: टैब स्टॉप, लाइन ब्रेक, लाइन में रखी इमेज, फ़ुटनोट नंबर, पेज नंबर फ़ील्ड। इन सबको ऐसे वाक्य में सही जगह पहुँचना होता है जिसके शब्द खिसक चुके हैं।

फ़ॉर्मैटिंग का ध्यान रखने वाला अनुवादक लेआउट कैसे बचाता है

जो तरीका काम करता है, वह है पूरे पैराग्राफ़ का अनुवाद करना और साथ में यह चिह्नित करना कि फ़ॉर्मैटिंग का हर हिस्सा कहाँ शुरू और कहाँ खत्म होता है। हमारा दस्तावेज़ अनुवाद टूल यह इस तरह करता है:

हर पैराग्राफ़ एक इकाई के रूप में भेजा जाता है, ताकि वाक्य का अनुवाद उसके व्याकरण को बरकरार रखते हुए हो।
फ़ॉर्मैटिंग को टैग से चिह्नित किया जाता है, उन शब्दों के चारों ओर जिन पर वह लागू होती है: कोई बोल्ड वाक्यांश, कोई लिंक, फ़ॉन्ट या रंग में बदलाव। अनुवाद इंजन हर टैग को अनूदित शब्दों के चारों ओर रखता है, चाहे वे कहीं भी पहुँचें, और दस्तावेज़ के रन वहीं से फिर से बनाए जाते हैं जहाँ टैग पहुँचे।
ऑब्जेक्ट प्लेसहोल्डर बन जाते हैं। टैब, लाइन ब्रेक, इमेज, फ़ुटनोट संदर्भ और फ़ील्ड निशानों के रूप में साथ ले जाए जाते हैं और ठीक वहीं वापस रखे जाते हैं जहाँ अनुवाद उन्हें छोड़ता है, ताकि इनमें से कुछ भी खो न सके।
कुछ टेक्स्ट सुरक्षित रखा जाता है। वेब पते, ईमेल पते, संख्याएँ, रकम, कोड और अंकों में लिखी तारीखें ठीक वैसे ही रखी जाती हैं जैसे लिखी हैं। शब्दों में लिखी तारीख, जैसे "5 मार्च 2026", का पूरा अनुवाद किया जाता है, ताकि वह नई भाषा में स्वाभाविक लगे।
संदर्भ टेक्स्ट के साथ जाता है। टेबल के शीर्षक जैसे छोटे टुकड़ों का अनुवाद उनके आसपास के टेक्स्ट के साथ होता है, ताकि "Bank" (बैंक या किनारा) या "Close" (बंद करना या पास) जैसे शब्द को उसी अर्थ में पढ़ा जाए जिसमें दस्तावेज़ उसका उपयोग करता है।

क्या अब भी बदलता है, और क्यों

हर रन सही जगह होने पर भी, अनूदित दस्तावेज़ मूल जैसा बिल्कुल नहीं होता:

लंबाई। अनुवाद अक्सर मूल से लंबा होता है। उदाहरण के लिए, जर्मन और फ़्रेंच आम तौर पर अंग्रेज़ी से ज़्यादा जगह लेती हैं। टेक्स्ट बॉक्स भर कर बाहर निकलने लगते हैं, टेबल के सेल अतिरिक्त लाइनों में लिपट जाते हैं, और पेज ब्रेक खिसक जाते हैं।
फ़ॉन्ट। लैटिन अक्षरों के लिए बने फ़ॉन्ट में अरबी, चीनी या थाई के अक्षर नहीं हो सकते हैं। तब Word दूसरा फ़ॉन्ट लगा देता है, जिससे स्पेसिंग और लाइनें टूटने की जगह बदल सकती है।
दिशा और विराम चिह्न। अरबी और हिब्रू जैसी दाएँ से बाएँ लिखी जाने वाली भाषाओं, और अपने अलग विराम चिह्न नियमों वाली भाषाओं में, संरेखण और विराम चिह्नों को ध्यान से देखना चाहिए।
किसका अनुवाद नहीं होता। इमेज का हिस्सा बना टेक्स्ट, चार्ट का टेक्स्ट और टिप्पणियों का अनुवाद नहीं होता। स्कैन की गई PDF में कोई टेक्स्ट होता ही नहीं, सिर्फ़ उसकी तस्वीरें होती हैं, इसलिए दस्तावेज़ अनुवाद स्कैन को लौटा देता है।

दस्तावेज़ अनुवाद से अनुवाद करना

दस्तावेज़ अनुवाद खाताधारकों के लिए है। यह 64 MB तक की DOCX, DOC और PDF फ़ाइलें स्वीकार करता है, जिनमें 1,00,000 अक्षरों तक का टेक्स्ट हो, 100 से ज़्यादा भाषाओं में अनुवाद करता है, और हर खाता रोज़ 1,00,000 अक्षरों तक का अनुवाद कर सकता है। कुछ भी अनुवाद होने से पहले आप देख लेते हैं कि दस्तावेज़ में कितना टेक्स्ट है।

अपलोड करते ही चुनें कि आपको वापस कौन-सा फ़ॉर्मैट चाहिए, Word दस्तावेज़ या PDF। उस अपलोड के लिए यह चुनाव पक्का हो जाता है; दूसरा फ़ॉर्मैट पाने के लिए फ़ाइल फिर से अपलोड करें।
भाषाएँ चुनें, और जिन भाषाओं में यह अंतर होता है, उनके लिए औपचारिक या अनौपचारिक लहजा।
आमने-सामने रखकर जाँचें। हर सेगमेंट अपने मूल के साथ दिखता है, और अनूदित पेज वैसे दिखाए जाते हैं जैसे वे दिखेंगे। जो कुछ अब फ़िट नहीं होता, जैसे मूल से लंबा टेक्स्ट, अपने बॉक्स से कट जाने वाला टेक्स्ट या किसी और चीज़ से टकराने वाला टेक्स्ट, उसे आपको ठीक करने के लिए दिखा दिया जाता है।
साथ-साथ संपादित करें। किसी लाइन को संपादित करने के लिए पेज पर उस पर क्लिक करें, टेक्स्ट को खिसकाने के लिए उसे खींचें, खोजें और बदलें का उपयोग करें, या किसी नाम या शब्द को ठीक वैसा रखने के लिए जैसा वह मूल में था, मूल लागू करें चुनें।
अनूदित दस्तावेज़ डाउनलोड करें। द्विभाषी Word दस्तावेज़ और सादे टेक्स्ट वाला संस्करण भी उपलब्ध है।

अपलोड करने से पहले जान लें कि टेक्स्ट कहाँ जाता है। फ़ाइल हमारे सर्वरों पर प्रोसेस होती है और पेज बंद करने के लगभग पाँच मिनट बाद अपने-आप मिटा दी जाती है। PDF या .doc फ़ाइल अनुवाद के लिए तैयार करने के लिए एक दस्तावेज़ कन्वर्ज़न प्रदाता को भी भेजी जाती है, और उस प्रदाता के अनुसार वह उसे तीन घंटे के अंदर मिटा देता है। दस्तावेज़ का टेक्स्ट, फ़ाइल नहीं, एक मशीन अनुवाद प्रदाता को भेजा जाता है, जो उस टेक्स्ट को रख सकता है और अपने उद्देश्यों के लिए, जैसे अपनी सेवाओं को बेहतर बनाने के लिए, उसका उपयोग कर सकता है। अगर कोई दस्तावेज़ गोपनीय है, या आपको उसे किसी तीसरे पक्ष के साथ शेयर करने की अनुमति नहीं है, तो उसका अनुवाद इस तरह न करें। आपके बदलाव भी सेव नहीं होते, इसलिए पेज बंद करने से पहले नतीजा डाउनलोड कर लें।

साफ़ नतीजे के लिए दस्तावेज़ तैयार करना

मूल दस्तावेज़ में कुछ आदतें अनुवाद में बड़ा फ़र्क लाती हैं:

Word की स्टाइल इस्तेमाल करें शीर्षकों और मुख्य टेक्स्ट के लिए, और खाली लाइनों के बजाय पैराग्राफ़ स्पेसिंग, ताकि टेक्स्ट बढ़ने पर सब कुछ अपनी जगह से न खिसके।
कॉलम के लिए टेबल इस्तेमाल करें, स्पेस या टैब की कतारें नहीं, जो शब्दों की लंबाई बदलने पर बिखर जाती हैं।
टेक्स्ट बॉक्स, लेबल और संकरे टेबल कॉलमों में लंबे टेक्स्ट के लिए जगह छोड़ें।
टेक्स्ट को टेक्स्ट ही रहने दें। इमेज में जड़े कैप्शन या लेबल मूल भाषा में ही रहेंगे।
पहले संपादन पूरा करें। ट्रैक किए गए बदलावों को स्वीकार या अस्वीकार करें, ताकि अनुवाद के लिए हर वाक्य का एक ही संस्करण हो।

अगर आपके पास सिर्फ़ स्कैन है, तो पहले उसे PDF से Word से कन्वर्ट करें, पहचाने गए टेक्स्ट को जाँचें, और Word फ़ाइल का अनुवाद करें।

मशीन अनुवाद एक मसौदा है

मशीन अनुवाद तेज़ है और अक्सर बहुत अच्छा होता है, लेकिन यह नामों, संख्याओं, तकनीकी शब्दों और नकारात्मक वाक्यों का गलत अनुवाद कर सकता है, और लहजा गलत पकड़ सकता है। यह प्रमाणित या शपथ-युक्त अनुवाद नहीं है। कानूनी, चिकित्सा, वित्तीय या आधिकारिक उपयोग के लिए किसी योग्य अनुवादक से इसकी समीक्षा करवाएँ। बाकी हर चीज़ के लिए, भेजने से पहले अनुवाद को पूरा पढ़ें, हर संख्या और नाम जाँचें, और अगर हो सके, तो सबसे ज़रूरी हिस्से किसी मूल भाषी से पढ़वाएँ।

निष्कर्ष

अनुवाद में फ़ॉर्मैटिंग तब बचती है जब अनुवादक पूरे पैराग्राफ़ पर काम करे और जानता हो कि हर बोल्ड शब्द, लिंक और इमेज कहाँ जाना चाहिए। उम्मीद रखें कि टेक्स्ट बढ़ेगा, उसे जगह दें, और फ़ॉन्ट, टेबल और इमेज के अंदर की हर चीज़ जाँचें। फिर खुद अनुवाद की समीक्षा करें, क्योंकि पूरी तरह फ़ॉर्मैट किया गया दस्तावेज़ भी गलत ही है अगर उसमें एक संख्या गलत है।

अनुवाद करने के लिए कोई दस्तावेज़ है? दस्तावेज़ अनुवाद आज़माएँ।

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