如何翻译 Word 文档并保留其格式

翻译文档最快的办法，是把文字复制到翻译网站，再把结果粘贴回来。译文本身也许没问题，但文档却不行了。加粗的词不再加粗，链接失效，表格散架，页眉和页脚还停留在原来的语言。翻译文字是容易的部分，把译文放回去、让文档依然保持原来的样子才是难点。本指南将解释格式为什么会被破坏、懂得格式的翻译工具如何保留格式，以及哪些地方仍需您自己检查。

为什么格式会在翻译中被破坏

Word 文档以“文本串”的形式存储文字。一个文本串是一段格式相同的文字，所以一个包含一个加粗词和一个链接的句子，会被拆分成好几个文本串：加粗词之前的普通文字、加粗词本身、更多普通文字、链接，依此类推。

翻译会改变词序。英语写作“the red car”；法语则是“la voiture rouge”，表示颜色的词放在名词之后。如果“red”是加粗的，加粗就必须跟着它移到句子中的另一个位置。复制粘贴式的翻译会把文本串完全丢掉，格式也就荡然无存。逐个文本串地翻译则更糟：每个片段都脱离了句子的其余部分来翻译，语法和意思都会支离破碎。

段落中还包含一些根本不是文字的东西：制表位、换行符、嵌在行中的图片、脚注编号、页码域。在一个词序已经改变的句子里，所有这些都必须落到正确的位置上。

懂得格式的翻译工具如何保留版式

行之有效的方法是：整段翻译，同时标记出每一处格式的开始和结束位置。我们的文档翻译工具是这样做的：

• 每个段落作为一个整体发送，这样句子在翻译时语法保持完整。
• 用标签标记格式，把标签放在格式所作用的词语两侧：一个加粗的短语、一个链接、一处字体或颜色的变化。翻译引擎会把每个标签放到相应的译文词语两侧，无论这些词最终落在哪里，然后根据标签所在的位置重建文档的文本串。
• 对象变成占位符。制表符、换行符、图片、脚注引用和域都会作为标记一路保留，并准确地放回译文中它们所在的位置，所以一个都不会丢。
• 有些文字会受到保护。网址、电子邮箱地址、数字、金额、代码和用数字书写的日期，都会按原样保留。用文字写出的日期（例如“二〇二六年三月五日”）会被整体翻译，让它在新的语言中读起来自然。
• 上下文与文字一同发送。表格标题之类的短文字在翻译时会附带周围的文字，这样像“Bank”或“Close”这样的词，就会按照文档实际使用的意思来理解。

仍会改变的地方，以及原因

即使每个文本串都放在了正确的位置，翻译后的文档也不会与原件完全相同：

• 长度。译文往往比原文长。例如，德语和法语通常比英语占用更多的空间。文本框会溢出，表格单元格会多换几行，分页位置也会移动。
• 字体。为拉丁字母设计的字体可能没有阿拉伯文、中文或泰文的字符。这时 Word 会换用另一种字体，这可能会改变间距和换行。
• 书写方向和标点。阿拉伯语和希伯来语等从右向左书写的语言，以及有自己标点规则的语言，需要仔细检查对齐方式和标点符号。
• 不会被翻译的内容。图片中的文字、图表中的文字和批注都不会被翻译。扫描的 PDF 根本没有文字，只有文字的图片，所以文档翻译不接受扫描件。

使用文档翻译

文档翻译仅供注册用户使用。它接受最大 64 MB、文字最多 100,000 个字符的 DOCX、DOC 和 PDF 文件，可翻译成 100 多种语言，每个账户每天最多可翻译 100,000 个字符。在翻译任何内容之前，您就能看到文档包含多少文字。

• 选择您想要得到的格式：上传后立即选择 Word 文档或 PDF。对于这次上传，选择会被锁定；如需另一种格式，请重新上传文件。
• 选择语言；对于区分正式与非正式称呼的语言，还可以选择正式或非正式的语气。
• 并排审阅。每个句段都显示在其原文旁边，翻译后的页面也会按最终的样子显示。任何放不下的内容，比如比原文长、被文本框截断或与其他内容重叠的文字，都会被指出来，方便您修改。
• 边看边改。点击页面上的一行即可编辑，拖动文字可以移动它，还可以使用查找和替换，或者选择“使用原文”，让某个名称或术语完全保持原文的样子。
• 下载翻译好的文档。还可以下载双语 Word 文档和纯文本版本。

在上传之前，请了解文字会被发送到哪里。文件在我们的服务器上处理，并在您关闭页面约五分钟后自动删除。PDF 或 .doc 文件还会被发送给文档转换服务商，以便为翻译做准备，该服务商表示会在三小时内删除它。文档的文字（而不是文件本身）会被发送给机器翻译服务商，该服务商可能会保留这些文字，并将其用于自身目的，例如改进其服务。如果文档是机密的，或者您无权与第三方分享它，请不要用这种方式翻译。您的编辑也不会被保存，所以请在关闭页面前下载结果。

为获得更整洁的结果而准备文档

在原文中养成几个习惯，会让译文大不一样：

• 使用 Word 的样式来设置标题和正文，用段落间距代替空行，这样文字变长时就不会把其他内容挤得乱七八糟。
• 用表格来分栏，而不是用一排排空格或制表符，因为词语长度一变，它们就会错开。
• 留出余地：在文本框、标签和较窄的表格列中为更长的文字留出空间。
• 让文字保持为文字。做在图片里的说明或标签会保留原来的语言。
• 先完成编辑。接受或拒绝修订，让每个句子只有一个版本需要翻译。

如果您手头只有扫描件，请先用 PDF 转 Word 转换，检查识别出的文字，然后再翻译这个 Word 文件。

机器翻译只是初稿

机器翻译速度快，而且常常质量很高，但它可能会译错姓名、数字、专业术语和否定句，语气也可能不对。它不是经过认证的翻译或宣誓翻译。用于法律、医疗、财务或官方用途时，请找合格的译者审校。用于其他场合时，在发送之前请通读译文，核对每一个数字和姓名；如果可以，请母语人士读一读最重要的部分。

总结

只要翻译工具以整段为单位工作，并且知道每个加粗的词、每个链接和每张图片应该放在哪里，格式就能在翻译中保留下来。要预料到文字会变长，给它留出空间，并检查字体、表格以及图片中的任何内容。然后再审阅译文本身，因为一份格式完美、却有一个数字错了的文档，仍然是错的。

有文档需要翻译吗？试试文档翻译。

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