Come proteggere un PDF con una password, e cosa significano i due tipi di password
Un PDF può avere due password diverse, che svolgono compiti molto diversi. Una crittografa il documento in modo che nessuno possa leggerlo senza la password. L’altra chiede solo al programma di lettura di impedire la stampa, la copia o la modifica, e lascia il documento aperto a chiunque. Molte persone impostano la seconda credendo di aver impostato la prima. Questa guida spiega la differenza, cosa rende robusta una password PDF e come proteggere un file senza restare chiusi fuori dal proprio lavoro.
La password di apertura
La password di apertura, chiamata «password utente» nella specifica PDF e «password di apertura del documento» in Adobe Acrobat, è quella che protegge davvero. Quando è impostata, il contenuto del file è crittografato. Senza la password, un lettore PDF non ha nulla da mostrare se non byte incomprensibili. Non può mostrare un’anteprima, e uno strumento di ricerca non può indicizzarne il testo.
Quanto ti protegge dipende da due cose: il metodo di crittografia usato e la password che scegli. Entrambi sono trattati più avanti.
La password delle autorizzazioni
La password delle autorizzazioni, chiamata «password proprietario» nella specifica, controlla cosa si può fare con un documento che si riesce già ad aprire. Può limitare la stampa, la modifica, la copia di testo e immagini, l’aggiunta di commenti, la compilazione di moduli e l’estrazione di pagine.
Ecco il punto. Se un PDF ha una password delle autorizzazioni ma nessuna password di apertura, si apre senza chiedere nulla. Il file è tecnicamente crittografato, ma con una chiave che qualsiasi lettore può ricavare, perché ogni lettore deve essere in grado di mostrarlo. Le restrizioni sono quindi una serie di indicatori che si chiede al programma di lettura di rispettare. I programmi di Adobe e la maggior parte dei lettori più diffusi li rispettano. Un programma che sceglie di non farlo può ignorarli del tutto.
Una password delle autorizzazioni è quindi utile per scoraggiare modifiche casuali, ad esempio per evitare che un modulo venga modificato per sbaglio o che una bozza venga stampata. Non impedisce a nessuno di leggere il documento, e non bisogna farvi affidamento per fermare una persona determinata a copiarlo.
Le due password possono essere impostate insieme. In questo caso, la password di apertura permette di leggere il documento entro i limiti delle restrizioni, e la password delle autorizzazioni lo apre e insieme le rimuove.
La crittografia dietro la password
La crittografia dei PDF è cambiata molto da quando è nato il formato. I file molto vecchi usano RC4 con una chiave a 40 bit, abbastanza debole da poter essere violata provando tutte le chiavi possibili, per quanto buona fosse la password. Le versioni successive sono passate a RC4 a 128 bit, poi ad AES-128, e le versioni attuali dello standard PDF usano AES-256, che è ciò che ti serve.
Puoi verificare quale metodo usa un file nelle proprietà del documento del tuo lettore PDF. In Adobe Acrobat Reader si trova in File, Proprietà, Protezione. Se un documento importante mostra un metodo vecchio, proteggilo di nuovo con uno strumento attuale.
Quanto deve essere robusta la password
Una password PDF viene attaccata in modo diverso dalla password di un sito web. Chi ha una copia del file può provare le password sul proprio computer, alla velocità che il suo hardware consente. Non c’è nessun blocco dopo tre tentativi errati e nessuno viene avvisato. Una crittografia robusta non serve a nulla se la password è facile da indovinare.
- Conta soprattutto la lunghezza. Una frase di quattro o cinque parole senza relazione tra loro è molto più difficile da indovinare di una password corta piena di simboli.
- Evita tutto ciò che è personale. Date di nascita, nomi e codici postali sono le prime cose che prova un malintenzionato. Gli estratti conto protetti con la tua data di nascita sono protetti solo da chi non la conosce.
- Non riutilizzare le password. Non usare mai la password della tua email o del tuo conto bancario per proteggere un PDF che invii a qualcun altro.
Il modo in cui condividi la password conta quanto la password stessa. Non inviarla nella stessa email del file: se quell’email viene inoltrata o intercettata, il file e la sua chiave viaggiano insieme. Invia la password in un altro modo, con un SMS o con una telefonata.
Proteggere un PDF con SuperFastFiles
Il nostro strumento Proteggi PDF con password imposta una password di apertura e crittografa il PDF con AES-256: a chiunque lo apra viene chiesta la password. Aggiungi il file, digiti la password e scarichi la copia protetta.
Il file e la password vengono inviati a un servizio di conversione di documenti, che dichiara di eliminare il file e il risultato entro tre ore. La password viene usata solo per crittografare quel file. Non la conserviamo, e non possiamo recuperarla, reimpostarla o aprire il file per te. Se perdi la password, potresti perdere definitivamente l’accesso al contenuto, quindi conservala in un posto sicuro, come un gestore di password.
Un PDF che ha già una password non può essere protetto di nuovo direttamente. Lo strumento ti dice di sbloccarlo prima, usando la password che conosci, e poi di proteggerlo con quella nuova.
Fare della protezione l’ultimo passaggio
Una volta che un PDF ha una password di apertura, la maggior parte degli strumenti non riesce a leggerlo, compresi i nostri. Unisci PDF, Firma PDF, PDF in Word, PDF in Excel e Comprimi PDF devono tutti aprire il file, e ti diranno che è protetto. Quindi finisci il documento prima di proteggerlo:
- unisci i file, riordina le pagine ed elimina quelle che non ti servono;
- firmalo, e comprimilo se è troppo grande da inviare;
- poi aggiungi la password e invia la copia protetta.
Conserva un originale non protetto in un posto riservato, così potrai apportare modifiche in seguito senza bisogno della password.
Cosa non fa una password
Una password controlla chi può aprire un file. Non fa nulla per ciò che succede dopo. Chiunque abbia la password può condividerla, o salvare una copia non protetta, ad esempio stampando il documento in un nuovo PDF. Una password non scade e non registra chi ha aperto il file né quando.
La crittografia, inoltre, copre il contenuto del documento, non tutto ciò che lo riguarda. Il nome del file non viene mai crittografato, e alcuni strumenti lasciano leggibili le informazioni descrittive del documento, come titolo e autore. Non mettere nulla di riservato nel nome di un file.
Infine, una password protegge l’intero documento, tutto o niente. Se lo scopo è condividere un documento tenendone segrete alcune parti, una password è lo strumento sbagliato: devi oscurare quelle parti, in modo che vengano rimosse del tutto dal file.
Conclusione
Delle due password di un PDF, solo la password di apertura impedisce di leggere un documento. La password delle autorizzazioni è una richiesta che i programmi ben fatti rispettano. Usa una password di apertura con una crittografia attuale, scegli una frase lunga, inviala separatamente dal file e aggiungila come ultimissimo passaggio, quando il documento è finito.
Pronto a bloccare un documento? Prova Proteggi PDF con password.
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