Ein PDF mit Passwort schützen – und was die zwei Passwortarten bedeuten

Ein PDF kann zwei verschiedene Passwörter haben, und sie erfüllen ganz unterschiedliche Aufgaben. Das eine verschlüsselt das Dokument, sodass niemand es ohne das Passwort lesen kann. Das andere bittet die Lesesoftware nur, Drucken, Kopieren oder Bearbeiten zu verhindern, und lässt das Dokument für jeden offen. Viele setzen die zweite Art im Glauben, die erste gesetzt zu haben. Dieser Ratgeber erklärt den Unterschied, was ein PDF-Passwort stark macht und wie Sie eine Datei schützen, ohne sich selbst aus Ihrer eigenen Arbeit auszusperren.

Das Öffnungspasswort

Das Öffnungspasswort, in der PDF-Spezifikation „Benutzerkennwort“ und in Adobe Acrobat „Kennwort zum Öffnen des Dokuments“ genannt, ist dasjenige, das wirklich schützt. Ist es gesetzt, wird der Inhalt der Datei verschlüsselt. Ohne das Passwort hat ein PDF-Reader nichts anzuzeigen als durcheinandergewürfelte Bytes. Er kann keine Vorschau zeigen, und ein Suchprogramm kann den Text nicht indizieren.

Wie gut Sie das schützt, hängt von zwei Dingen ab: dem verwendeten Verschlüsselungsverfahren und dem Passwort, das Sie wählen. Beides wird unten erklärt.

Das Berechtigungspasswort

Das Berechtigungspasswort, in der Spezifikation „Besitzerkennwort“ genannt, steuert, was andere mit einem Dokument tun dürfen, das sie bereits öffnen können. Es kann Drucken, Bearbeiten, das Kopieren von Text und Bildern, das Hinzufügen von Kommentaren, das Ausfüllen von Formularen und das Extrahieren von Seiten einschränken.

Hier liegt der Haken: Hat ein PDF ein Berechtigungspasswort, aber kein Öffnungspasswort, öffnet es sich, ohne nach etwas zu fragen. Die Datei ist technisch verschlüsselt, aber mit einem Schlüssel, den jeder Reader ermitteln kann, weil jeder Reader sie anzeigen können muss. Die Einschränkungen sind dann eine Reihe von Kennzeichen, die die Lesesoftware beachten soll. Die Software von Adobe und die meisten gängigen Reader tun das. Software, die es nicht will, kann sie vollständig ignorieren.

Ein Berechtigungspasswort ist also nützlich, um beiläufige Änderungen zu verhindern, etwa damit ein Formular nicht versehentlich bearbeitet oder ein Entwurf nicht gedruckt wird. Es hält niemanden vom Lesen des Dokuments ab, und man sollte sich nicht darauf verlassen, dass es jemanden, der fest entschlossen ist, am Kopieren hindert.

Beide Passwörter lassen sich zusammen setzen. Dann erlaubt das Öffnungspasswort, das Dokument im Rahmen seiner Einschränkungen zu lesen, und das Berechtigungspasswort öffnet es und hebt die Einschränkungen zugleich auf.

Die Verschlüsselung hinter dem Passwort

Die PDF-Verschlüsselung hat sich seit der Einführung des Formats stark verändert. Sehr alte Dateien nutzen RC4 mit einem 40-Bit-Schlüssel, der schwach genug ist, um durch Ausprobieren aller möglichen Schlüssel geknackt zu werden, egal wie gut das Passwort war. Spätere Versionen wechselten zu 128-Bit-RC4, dann zu AES-128, und aktuelle Versionen des PDF-Standards nutzen AES-256 – das ist es, was Sie wollen.

Welches Verfahren eine Datei nutzt, sehen Sie in den Dokumenteigenschaften Ihres PDF-Readers. In Adobe Acrobat Reader finden Sie es unter Datei, Eigenschaften, Sicherheit. Zeigt ein wichtiges Dokument ein altes Verfahren, schützen Sie es mit einem aktuellen Tool erneut.

Wie stark das Passwort sein muss

Ein PDF-Passwort wird anders angegriffen als ein Website-Passwort. Wer eine Kopie der Datei hat, kann auf dem eigenen Computer Passwörter dagegen ausprobieren, so schnell es die Hardware erlaubt. Es gibt keine Sperre nach drei Fehlversuchen, und niemand wird benachrichtigt. Starke Verschlüsselung hilft nicht, wenn das Passwort leicht zu erraten ist.

Länge zählt am meisten. Eine Passphrase aus vier oder fünf zusammenhanglosen Wörtern ist weit schwerer zu erraten als ein kurzes Passwort voller Sonderzeichen.
Vermeiden Sie alles Persönliche. Geburtstage, Namen und Postleitzahlen probiert ein Angreifer als Erstes. Kontoauszüge, die mit Ihrem Geburtsdatum geschützt sind, sind nur vor Leuten geschützt, die es nicht kennen.
Verwenden Sie kein Passwort mehrfach. Nutzen Sie nie das Passwort Ihres E-Mail- oder Bankkontos, um ein PDF zu schützen, das Sie an jemand anderen schicken.

Wie Sie das Passwort weitergeben, ist ebenso wichtig wie das Passwort selbst. Senden Sie es nicht in derselben E-Mail wie die Datei: Wird diese E-Mail weitergeleitet oder abgefangen, reisen Datei und Schlüssel zusammen. Übermitteln Sie das Passwort auf anderem Weg, per SMS oder in einem Telefonat.

Ein PDF mit SuperFastFiles schützen

Unser Tool PDF mit Passwort schützen setzt ein Öffnungspasswort und verschlüsselt das PDF mit AES-256: Wer es öffnet, wird nach dem Passwort gefragt. Sie fügen die Datei hinzu, geben das Passwort ein und laden die geschützte Kopie herunter.

Die Datei und das Passwort werden an einen Dienstleister für Dokumentkonvertierung gesendet, der angibt, die Datei und das Ergebnis innerhalb von drei Stunden zu löschen. Das Passwort wird nur zum Verschlüsseln dieser Datei verwendet. Wir speichern es nicht und können es weder wiederherstellen noch zurücksetzen oder die Datei für Sie öffnen. Verlieren Sie das Passwort, verlieren Sie womöglich für immer den Zugriff auf den Inhalt, bewahren Sie es also an einem sicheren Ort auf, etwa in einem Passwortmanager.

Ein PDF, das bereits ein Passwort hat, lässt sich nicht direkt erneut schützen. Das Tool fordert Sie auf, es zuerst mit dem Ihnen bekannten Passwort zu entsperren und es dann mit dem neuen zu schützen.

Der Schutz als letzter Schritt

Sobald ein PDF ein Öffnungspasswort hat, können die meisten Tools es nicht mehr lesen, unsere eingeschlossen. PDF zusammenfügen, PDF unterschreiben, PDF in Word, PDF in Excel und PDF komprimieren müssen die Datei alle öffnen und melden Ihnen, dass sie geschützt ist. Stellen Sie das Dokument also fertig, bevor Sie es schützen:

Fügen Sie die Dateien zusammen, ordnen Sie die Seiten und entfernen Sie die, die Sie nicht brauchen;
unterschreiben Sie es und komprimieren Sie es, falls es zum Versenden zu groß ist;
fügen Sie dann das Passwort hinzu und senden Sie die geschützte Kopie.

Bewahren Sie ein ungeschütztes Original an einem privaten Ort auf, damit Sie später Änderungen vornehmen können, ohne das Passwort zu brauchen.

Was ein Passwort nicht leistet

Ein Passwort regelt, wer eine Datei öffnen kann. Was danach passiert, beeinflusst es nicht. Wer das Passwort hat, kann es weitergeben oder eine ungeschützte Kopie speichern, zum Beispiel indem er das Dokument in ein neues PDF druckt. Ein Passwort läuft nicht ab und hält nicht fest, wer die Datei wann geöffnet hat.

Die Verschlüsselung erfasst außerdem den Inhalt des Dokuments, nicht alles daran. Der Dateiname wird nie verschlüsselt, und manche Tools lassen die beschreibenden Angaben des Dokuments wie Titel und Autor lesbar. Schreiben Sie nichts Vertrauliches in einen Dateinamen.

Schließlich schützt ein Passwort das gesamte Dokument, ganz oder gar nicht. Wollen Sie ein Dokument weitergeben und dabei Teile davon geheim halten, ist ein Passwort das falsche Werkzeug: Sie müssen diese Teile schwärzen, damit sie vollständig aus der Datei entfernt werden.

Fazit

Von den beiden PDF-Passwörtern hindert nur das Öffnungspasswort andere am Lesen eines Dokuments. Das Berechtigungspasswort ist eine Bitte, die sich gut verhaltende Software befolgt. Verwenden Sie ein Öffnungspasswort mit aktueller Verschlüsselung, wählen Sie eine lange Passphrase, senden Sie sie getrennt von der Datei und fügen Sie sie erst als allerletzten Schritt hinzu, wenn das Dokument fertig ist.

Bereit, ein Dokument zu sperren? Probieren Sie PDF mit Passwort schützen.

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