Πώς να προστατέψετε ένα PDF με κωδικό και τι σημαίνουν οι δύο τύποι κωδικών

Ένα PDF μπορεί να έχει δύο διαφορετικούς κωδικούς πρόσβασης, που κάνουν πολύ διαφορετικές δουλειές. Ο ένας κρυπτογραφεί το έγγραφο ώστε κανείς να μην μπορεί να το διαβάσει χωρίς τον κωδικό. Ο άλλος απλώς ζητά από το λογισμικό ανάγνωσης να εμποδίζει την εκτύπωση, την αντιγραφή ή την επεξεργασία, και αφήνει το έγγραφο ανοιχτό σε όλους. Πολλοί ορίζουν τον δεύτερο νομίζοντας ότι όρισαν τον πρώτο. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τη διαφορά, τι κάνει ισχυρό έναν κωδικό PDF και πώς να προστατέψετε ένα αρχείο χωρίς να κλειδώσετε έξω τον εαυτό σας από τη δική σας δουλειά.

Ο κωδικός ανοίγματος

Ο κωδικός ανοίγματος, που λέγεται «κωδικός χρήστη» στην προδιαγραφή PDF και «κωδικός ανοίγματος εγγράφου» στο Adobe Acrobat, είναι αυτός που κάνει την πραγματική προστασία. Όταν έχει οριστεί, το περιεχόμενο του αρχείου είναι κρυπτογραφημένο. Χωρίς τον κωδικό, ένα πρόγραμμα ανάγνωσης PDF δεν έχει τίποτα να εμφανίσει εκτός από ακατάληπτα byte. Δεν μπορεί να δείξει προεπισκόπηση, και ένα εργαλείο αναζήτησης δεν μπορεί να ευρετηριάσει το κείμενο.

Το πόσο καλά σας προστατεύει αυτό εξαρτάται από δύο πράγματα: τη μέθοδο κρυπτογράφησης που χρησιμοποιείται και τον κωδικό που επιλέγετε. Και τα δύο εξηγούνται παρακάτω.

Ο κωδικός δικαιωμάτων

Ο κωδικός δικαιωμάτων, που λέγεται «κωδικός κατόχου» στην προδιαγραφή, ελέγχει τι μπορούν να κάνουν οι άλλοι με ένα έγγραφο που ήδη μπορούν να ανοίξουν. Μπορεί να περιορίσει την εκτύπωση, την επεξεργασία, την αντιγραφή κειμένου και εικόνων, την προσθήκη σχολίων, τη συμπλήρωση φορμών και την εξαγωγή σελίδων.

Εδώ είναι η παγίδα. Αν ένα PDF έχει κωδικό δικαιωμάτων αλλά όχι κωδικό ανοίγματος, ανοίγει χωρίς να ζητήσει τίποτα. Το αρχείο είναι τεχνικά κρυπτογραφημένο, αλλά με ένα κλειδί που μπορεί να βρει οποιοδήποτε πρόγραμμα ανάγνωσης, αφού κάθε πρόγραμμα ανάγνωσης πρέπει να μπορεί να το εμφανίσει. Οι περιορισμοί είναι τότε ένα σύνολο σημαιών που ζητείται από το λογισμικό ανάγνωσης να σεβαστεί. Το λογισμικό της Adobe και τα περισσότερα γνωστά προγράμματα ανάγνωσης τις σέβονται. Ένα λογισμικό που επιλέγει να μην τις σεβαστεί μπορεί να τις αγνοήσει εντελώς.

Έτσι, ένας κωδικός δικαιωμάτων είναι χρήσιμος για να αποθαρρύνει πρόχειρες αλλαγές, όπως για να μην επεξεργαστεί κάποιος κατά λάθος μια φόρμα ή για να μην εκτυπωθεί ένα προσχέδιο. Δεν εμποδίζει κανέναν να διαβάσει το έγγραφο, και δεν πρέπει να βασίζεστε σε αυτόν για να σταματήσει κάποιον αποφασισμένο να το αντιγράψει.

Οι δύο κωδικοί μπορούν να οριστούν μαζί. Σε αυτή την περίπτωση, ο κωδικός ανοίγματος επιτρέπει την ανάγνωση του εγγράφου εντός των περιορισμών του, και ο κωδικός δικαιωμάτων το ανοίγει και ταυτόχρονα αίρει τους περιορισμούς.

Η κρυπτογράφηση πίσω από τον κωδικό

Η κρυπτογράφηση των PDF έχει αλλάξει πολύ από τότε που εμφανίστηκε η μορφή. Πολύ παλιά αρχεία χρησιμοποιούν RC4 με κλειδί 40 bit, που είναι τόσο αδύναμο ώστε να σπάει δοκιμάζοντας κάθε πιθανό κλειδί, όσο καλός κι αν ήταν ο κωδικός. Μεταγενέστερες εκδόσεις πέρασαν σε RC4 128 bit, μετά σε AES-128, και οι τρέχουσες εκδόσεις του προτύπου PDF χρησιμοποιούν AES-256, που είναι αυτό που θέλετε.

Μπορείτε να ελέγξετε ποια μέθοδο χρησιμοποιεί ένα αρχείο στις ιδιότητες εγγράφου του προγράμματος ανάγνωσης PDF. Στο Adobe Acrobat Reader, βρίσκεται στο «Αρχείο», «Ιδιότητες», «Ασφάλεια». Αν ένα σημαντικό έγγραφο δείχνει παλιά μέθοδο, προστατέψτε το ξανά με ένα σύγχρονο εργαλείο.

Πόσο ισχυρός πρέπει να είναι ο κωδικός

Ένας κωδικός PDF δέχεται επίθεση διαφορετικά από έναν κωδικό ιστότοπου. Όταν κάποιος έχει αντίγραφο του αρχείου, μπορεί να δοκιμάζει κωδικούς πάνω του στον δικό του υπολογιστή, όσο γρήγορα του επιτρέπει το υλικό του. Δεν υπάρχει κλείδωμα μετά από τρεις λανθασμένες προσπάθειες και κανείς δεν ειδοποιείται. Η ισχυρή κρυπτογράφηση δεν βοηθά αν ο κωδικός μαντεύεται εύκολα.

• Το μήκος μετράει περισσότερο. Μια φράση πρόσβασης τεσσάρων ή πέντε άσχετων λέξεων μαντεύεται πολύ πιο δύσκολα από έναν σύντομο κωδικό γεμάτο σύμβολα.
• Αποφύγετε οτιδήποτε προσωπικό. Οι ημερομηνίες γέννησης, τα ονόματα και οι ταχυδρομικοί κώδικες είναι τα πρώτα που δοκιμάζει ένας επιτιθέμενος. Τα αντίγραφα κίνησης που προστατεύονται με την ημερομηνία γέννησής σας προστατεύονται μόνο από όσους δεν την ξέρουν.
• Μην ξαναχρησιμοποιείτε κωδικό. Μη χρησιμοποιείτε ποτέ τον κωδικό του email ή του τραπεζικού σας λογαριασμού για να προστατέψετε ένα PDF που στέλνετε σε κάποιον άλλον.

Ο τρόπος με τον οποίο μοιράζεστε τον κωδικό μετράει όσο και ο ίδιος ο κωδικός. Μην τον στέλνετε στο ίδιο email με το αρχείο: αν αυτό το email προωθηθεί ή υποκλαπεί, το αρχείο και το κλειδί του ταξιδεύουν μαζί. Στείλτε τον κωδικό με άλλον τρόπο, με γραπτό μήνυμα ή σε ένα τηλεφώνημα.

Προστασία ενός PDF με το SuperFastFiles

Το εργαλείο μας Προστασία PDF με κωδικό ορίζει κωδικό ανοίγματος και κρυπτογραφεί το PDF με AES-256: όποιος το ανοίγει ερωτάται για τον κωδικό. Προσθέτετε το αρχείο, πληκτρολογείτε τον κωδικό και κατεβάζετε το προστατευμένο αντίγραφο.

Το αρχείο και ο κωδικός αποστέλλονται σε έναν πάροχο μετατροπής εγγράφων, ο οποίος δηλώνει ότι διαγράφει το αρχείο και το αποτέλεσμα μέσα σε τρεις ώρες. Ο κωδικός χρησιμοποιείται μόνο για την κρυπτογράφηση αυτού του αρχείου. Δεν τον κρατάμε και δεν μπορούμε να τον ανακτήσουμε, να τον επαναφέρουμε ή να ανοίξουμε το αρχείο για εσάς. Αν χάσετε τον κωδικό, μπορεί να χάσετε οριστικά την πρόσβαση στο περιεχόμενο, οπότε φυλάξτε τον κάπου ασφαλές, όπως σε ένα πρόγραμμα διαχείρισης κωδικών πρόσβασης.

Ένα PDF που έχει ήδη κωδικό δεν μπορεί να προστατευτεί ξανά απευθείας. Το εργαλείο σάς λέει να το ξεκλειδώσετε πρώτα, με τον κωδικό που γνωρίζετε, και μετά να το προστατέψετε με τον νέο.

Κάντε την προστασία τελευταίο βήμα

Μόλις ένα PDF αποκτήσει κωδικό ανοίγματος, τα περισσότερα εργαλεία δεν μπορούν να το διαβάσουν, ούτε τα δικά μας. Η «Συγχώνευση PDF», η «Υπογραφή PDF», το «PDF σε Word», το «PDF σε Excel» και η «Συμπίεση PDF» πρέπει όλα να ανοίξουν το αρχείο και θα σας πουν ότι είναι προστατευμένο. Γι’ αυτό, ολοκληρώστε το έγγραφο πριν το προστατέψετε:

• συγχωνεύστε τα αρχεία, αλλάξτε τη σειρά των σελίδων και αφαιρέστε όσες δεν χρειάζεστε·
• υπογράψτε το και συμπιέστε το αν είναι πολύ μεγάλο για αποστολή·
• μετά προσθέστε τον κωδικό και στείλτε το προστατευμένο αντίγραφο.

Κρατήστε ένα απροστάτευτο πρωτότυπο κάπου ιδιωτικά, ώστε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές αργότερα χωρίς να χρειάζεστε τον κωδικό.

Τι δεν κάνει ένας κωδικός

Ένας κωδικός ελέγχει ποιος μπορεί να ανοίξει ένα αρχείο. Δεν κάνει τίποτα για όσα συμβαίνουν μετά. Όποιος έχει τον κωδικό μπορεί να τον μοιραστεί ή να αποθηκεύσει ένα απροστάτευτο αντίγραφο, για παράδειγμα εκτυπώνοντας το έγγραφο σε νέο PDF. Ένας κωδικός δεν λήγει και δεν καταγράφει ποιος άνοιξε το αρχείο ή πότε.

Η κρυπτογράφηση καλύπτει επίσης το περιεχόμενο του εγγράφου, όχι τα πάντα γύρω από αυτό. Το όνομα του αρχείου δεν κρυπτογραφείται ποτέ, και ορισμένα εργαλεία αφήνουν αναγνώσιμες τις περιγραφικές πληροφορίες του εγγράφου, όπως τον τίτλο και τον συντάκτη του. Μη βάζετε τίποτα ευαίσθητο στο όνομα ενός αρχείου.

Τέλος, ένας κωδικός προστατεύει ολόκληρο το έγγραφο, όλο ή τίποτα. Αν ο στόχος είναι να μοιραστείτε ένα έγγραφο κρατώντας κρυφά κάποια μέρη του, ο κωδικός είναι το λάθος εργαλείο: πρέπει να κάνετε απόκρυψη δεδομένων σε αυτά τα μέρη, ώστε να αφαιρεθούν εντελώς από το αρχείο.

Συμπέρασμα

Από τους δύο κωδικούς ενός PDF, μόνο ο κωδικός ανοίγματος εμποδίζει την ανάγνωση ενός εγγράφου. Ο κωδικός δικαιωμάτων είναι ένα αίτημα που το σωστά φτιαγμένο λογισμικό σέβεται. Χρησιμοποιήστε κωδικό ανοίγματος με σύγχρονη κρυπτογράφηση, επιλέξτε μια μεγάλη φράση πρόσβασης, στείλτε τη χωριστά από το αρχείο και προσθέστε την ως το τελευταίο βήμα, όταν το έγγραφο είναι πια ολοκληρωμένο.

Έτοιμοι να κλειδώσετε ένα έγγραφο; Δοκιμάστε την Προστασία PDF με κωδικό.

← Επιστροφή στο blog